Официальный портал Администрации Санкт-Петербурга

1. Общие положения

1.1. Административный регламент исполнения государственной функции (далее – Регламент) разработан в целях  определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение и включения в состав Архивного фонда Санкт-Петербурга на основе комплексного применения критериев ценности: происхождения, содержания и внешних особенностей документов. 
Регламент устанавливает порядок проведения экспертизы ценности документов:
а) находящихся на временном (ведомственном)  хранении – организаций – источников комплектования центральных государственных архивов Санкт-Петербурга (далее – госархивы);
организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов  по следующим основаниям:
в связи с проведением обследования в целях введения в списки организаций – источников комплектования госархивов;
в связи с ликвидацией, в том числе в результате банкротства, и передачей документов по личному составу на государственное хранение;
б) граждан, владельцев или собственников документов личного происхождения, состоящих на учете в госархивах как фондодержатели,  (далее – граждане);
в) оформление результатов экспертизы ценности документов, сроки и последовательность действий (административных процедур) Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее – Комитет) при исполнении государственной функции.
1.2. Государственную функцию исполняет Комитет при  взаимодействии с госархивами, организациями – источниками комплектования госархивов (далее – организации), гражданами.
1.3. Исполнение государственной функции осуществляется  в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 4);
Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43);
Законом Санкт-Петербурга «Об архивном деле в Санкт-Петербурге» от 28.01.2009 № 23-16 (Информационный бюллетень Администрации Санкт-Петербурга, 2009, № 8);     
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти,  2007, № 20);
Основными правилами работы архивов организаций (Одобрены решением Коллегии Федерального архивного агентства (далее – Росархив) от 06.02.2002, М., 2002);
Постановлением Правительства Санкт-Петербурга «Об Архивном комитете Санкт-Петербурга» от 09.09.2008 № 1136 (Информационный бюллетень Администрации Санкт-Петербурга, 2008, № 10);     
Распоряжением Правительства Санкт-Петербурга «Об обеспечении сохранности архивных документов и подготовки их к передаче на государственное хранение» от 15.12.2005 № 208-рп;
Распоряжением Комитета «Об утверждении Положения о Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (ЦЭПМК) Архивного комитета и Регламента ее работы» от 06.04.2009 № 44;
Приказом Комитета «Об утверждении положений о постоянно действующей Экспертной комиссии и архиве Архивного комитета Санкт-Петербурга» от 16.04.2009 № 49.
1.5. Государственная функция исполняется бесплатно.
1.6. Конечным результатом исполнения  государственной функции является подготовка  нижеследующих документов и решений:
1.6.1. Списков организаций-источников комплектования госархивов (далее – списки организаций).
1.6.2. Заключений о внесении изменений в списки организаций (введение, выведение, переименование организаций), подготовленных экспертами госархивов, Комитета. 
1.6.3. Номенклатур дел организаций.
1.6.4. Примерных номенклатур дел организаций.
1.6.5. Описей дел постоянного срока хранения организаций (или их годовых разделов).
1.6.6. Описей дел по личному составу, описей иных дел долговременного хранения организаций (или их годовых разделов).
1.6.7. Перечней проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение.
1.6.8. Заключений на номенклатуры (примерные номенклатуры) дел организаций,  подготовленных экспертами госархивов, членами экспертно-проверочных методических комиссий (далее – ЭПМК) госархивов с замечаниями (при их наличии) членов Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (далее – ЦЭПМК) Комитета.
1.6.9. Заключений на описи дел согласно пунктам 1.6.5. – 1.6.6. Регламента, подготовленных членами ЭПМК госархивов с замечаниями (при их наличии) членов ЦЭПМК Комитета.
1.6.10. Заключений на прием в госархивы документов и фондов личного происхождения, подготовленных экспертами отделов комплектования госархивов с замечаниями (при их наличии) членов ЦЭПМК Комитета.
1.6.11. Заключений на перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение, подготовленных членами ЭПМК Санкт-Петербургского государственного учреждения «Центральный государственный архив научно-технической документации Санкт-Петербурга» (далее – ЦГАНТД СПб) с замечаниями (при их наличии) членов ЦЭПМК.
1.6.12. Актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
1.6.13. Актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.
1.6.14. Актов о неисправимых повреждениях документов.
1.6.15. Заключений на акты (перечисленные в пунктах 1.6.12. – 1.6.14. Регламента), подготовленных экспертами госархивов, Комитета.
1.6.16. Решений ЦЭПМК Комитета об утверждении описей дел постоянного хранения (или их годовых разделов); перечней проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение.
1.6.17. Решений ЦЭПМК Комитета о согласовании списков организаций, заключений о внесении изменений в списки организаций, на прием в государственные архивы документов и фондов личного происхождения; описей дел по личному составу, иных дел долговременного хранения  (или их годовых разделов); актов, перечисленных в пунктах 1.6.12 – 1.6.14. Регламента.
1.6.18. Решений ЦЭПМК Комитета об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных  статьями Типового и ведомственных перечней с указанием сроков хранения, которые представляются на рассмотрение ЦЭПК Росархива в установленном порядке.
1.6.19. Иных решений по вопросам проведения экспертизы ценности документов.

2. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования  об исполнении государственной функции

2.1.1. Место нахождения Комитета:
Таврическая ул., д.39, Санкт-Петербург, 191015, тел. (812) 271-44-55,  факс (812) 271-75-61, Е-mail: karchiv@gov.spb.ru;
График работы Комитета:  понедельник – четверг с 9.00 до 18-00, пятница с 9.00 до 17.00; перерыв на обед с 13.00 до 13.48. Суббота, воскресенье – выходные дни.
Место нахождения государственных архивов Санкт-Петербурга:
1. Санкт-Петербургское государственное учреждение «Центральный государственный архив Санкт-Петербурга» (ЦГА СПб): Варфоломеевская ул., д.15, Санкт-Петербург, 192171, тел. (812) 560-68-68, факс (812) 560-95-33;
2. Санкт-Петербургское государственное учреждение «Центральный государственный архив историко-политических документов Санкт-Петербурга» (ЦГАИПД СПб): Таврическая ул., д.39, Санкт-Петербург, 191015, тел. (812) 271-41-09, факс (812) 271-39-73;
3.  Санкт-Петербургское государственное учреждение «Центральный государственный архив научно-технической документации Санкт-Петербурга» (ЦГАНТД СПб): 5-я Советская ул., д.33, Санкт-Петербург, 191036, тел. (812) 271-74-07, факс (812) 271-77-82;
4. Санкт-Петербургское государственное учреждение «Центральный государственный архив литературы и искусства Санкт-Петербурга» (ЦГАЛИ СПб):  Шпалерная ул., д.34, Санкт-Петербург, 191123, (812) 271-53-97, факс (812) 272-53-97, E-mail: archlitart@mail.ru;
5. Санкт-Петербургское государственное учреждение «Центральный государственный архив кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга» (ЦГАКФФД СПб): Таврическая ул. д.39, Санкт-Петербург, 191015, тел. (812) 274-43-29; факс (812) 274-43-29, Е-mail: archive@photoarchive.spb.ru.
6. Государственное учреждение «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга» (ЦГАЛС СПб): Днепропетровская ул., д.9, литера А, Санкт-Петербург, 191119, тел. (812) 764-70-69, 572-12-57, факс (812) 572-12-57.
7. Санкт-Петербургское государственное учреждение «Лаборатория обеспечения сохранности документов государственных архивных учреждений Санкт-Петербурга» (СПб ГУ ЛОСД ГАУ СПб): Шпалерная ул., д. 34, Санкт-Петербург, 191123, тел. (812) 272-98-84, факс (812) 272-98-84.
Место нахождения организаций учитывается в списках организаций – источников комплектования, которые ведутся всеми комплектующимися  государственными архивами в установленном порядке; граждан – в картотеках государственных архивов, осуществляющих прием документов личного происхождения.
2.1.2. Исполнение государственной функции осуществляется отделом  комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства (далее – отдел комплектования) Комитета, тел. 271-41-07, 271-47-57.
Вопросы экспертизы ценности документов рассматриваются на заседаниях ЦЭПМК Комитета, действующей на основании собственного Регламента. Обеспечение деятельности ЦЭПМК Комитета, в том числе документационное, возлагается на отдел комплектования Комитета.
2.1.3. Информация о Комитете, в том числе об исполнении государственной функции, размещена на  портале Администрации Санкт-Петербурга, раздел  – Архивный комитет Санкт-Петербурга:  www.gov.spb.ru;
электронный адрес Комитета: karchiv@gov.spb.ru
2.1.4. Информация об исполняемой государственной функции предоставляется непосредственно в помещении Комитета, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на портале www.gov.spb.ru; информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:
по телефонам Комитета;
по письменным обращениям;
по электронной почте Комитета: karchiv@gov.spb.ru;        
по электронной почте отдела комплектования:        
shesternina.@karchiv.gov.spb.ru;
vorobyeva.@karchiv.gov.spb.ru.
2.1.5. Консультирование осуществляется по всем вопросам, связанным с проведением экспертизы ценности документов в делопроизводстве, ведомственном архиве:
2.1.5.1. при составлении списков организаций и внесении изменений в них;
2.1.5.2. при составлении номенклатур дел (порядок составления, оформления, согласования и утверждения);
2.1.5.3. при отборе дел на временное, постоянное хранение;
2.1.5.4. при составлении описей дел постоянного хранения и по личному составу, описей дел иных документов долговременного срока хранения; научно-справочного аппарата к ним;
2.1.5.5. при составлении перечней проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение; 
2.1.5.6. при подготовке актов о выделении  к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению; о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны; о неисправимых повреждениях документов;
2.1.5.7. при определении сроков хранения документов, в том числе о порядке применения статей типового и ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения документов;
2.1.5.8. иным вопросам экспертизы ценности документов.
2.1.6. При ответах на телефонные звонки специалисты отдела  комплектования Комитета подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок;
в случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде или назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы специалистов Комитета);
при информировании посредством личного обращения специалист отдела комплектования Комитета обязан принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Комитета;
при информировании по письменным обращениям  специалист Комитета обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения; ответ в четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления в  адрес заинтересованного лица;
при информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении.

2.2. Сроки исполнения государственной функции

2.2.1. Принятие решений по вопросам экспертизы ценности документов проводится в соответствии с Регламентом работы ЦЭПМК Комитета один раз в месяц (последняя пятница месяца) или по мере необходимости на заседании комиссии. Подготовленные в установленном порядке документы  представляются на рассмотрение ЦЭПМК Комитета не позднее, чем за четыре дня до проведения очередного заседания комиссии, проекты решений ЦЭПМК – не менее чем за два дня до проведения очередного заседания.
2.2.2. Если документы были представлены на рассмотрение с нарушением установленных  Регламентом работы ЦЭПМК сроков, их рассмотрение будет проведено в последнюю пятницу месяца, следующего за текущим месяцем, в течение которого они были представлены. 
2.2.3. Решение о внеплановом рассмотрении вопросов  экспертизы ценности документов на заседании ЦЭПМК Комитета принимается председателем ЦЭПМК, заместителем председателя Комитета. В этом случае сроки представления документов и проведения заседания комиссии определяются председателем ЦЭПМК Комитета. 

2.3. Перечень оснований для отказа в исполнении государственной функции

2.3.1. Не подлежат рассмотрению документы, подготовленные с нарушением действующих нормативных требований к их составлению и оформлению, порядка представления документов, установленных Регламентом работы ЦЭПМК Комитета и настоящим Регламентом.

3.  Административные процедуры.
Описание последовательности действий при исполнении  государственной функции

3.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

3.1.1.  Подготовка и представление госархивами на заседание ЦЭПМК Комитета документов, проведение их экспертной оценки и вынесение на рассмотрение комиссии специалистами отдела комплектования, членами ЦЭПМК Комитета:
проектов списков организаций;
проектов заключений о введении, выведении и переименовании организаций;
проектов номенклатур дел (примерных номенклатур дел) организаций с заключениями на них экспертов госархивов;
проектов описей дел постоянного срока хранения и по личному составу, иных дел долговременного срока хранения организаций (или их годовых разделов) с заключениями на них членов ЭПМК госархивов;
проектов заключений на прием в госархивы документов и фондов личного происхождения, подготовленных экспертами отделов комплектования госархивов;
проектов перечней проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение с заключениями на них, подготовленными членами ЭПМК ЦГАНТД СПб;
проектов актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны; актов о неисправимых повреждениях документов с заключениями на них экспертов госархивов (в отношении документов постоянного /долговременного/ хранения);
проектов методических пособий, рекомендаций по проведению экспертизы ценности документов, находящихся на временном хранении в организациях;
иных вопросов экспертизы ценности документов.

3.1.2. Подготовка и представление отделом комплектования Комитета на рассмотрение ЦЭПМК Комитета следующих документов:
проектов заключений о введении организаций  в списки источников комплектования госархивов (только по результатам обследования государственных организаций);
проектов примерных номенклатур дел организаций с заключениями специалистов отдела комплектования Комитета;
проектов актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;  актов о неисправимых повреждениях документов с заключениями специалистов отдела комплектования, членов ЦЭПМК Комитета (в отношении документов постоянного /долговременного хранения);
проектов методических пособий, рекомендаций по проведению экспертизы ценности документов, находящихся на временном хранении в организациях;
проектов решений ЦЭПМК об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных  статьями Типового и ведомственных перечней с указанием сроков хранения,  для  представления их на рассмотрение ЦЭПК Росархива;
иных вопросов, связанных с проведением экспертизы ценности документов организаций.

3.1.3. Подготовка и проведение заседания ЦЭПМК Комитета, обсуждение представленных на ее рассмотрение  документов, принятие решений по вопросам:
об утверждении описей дел постоянного хранения организаций (или их годовых разделов); перечней проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение;
о согласовании списков организаций, заключений о внесении изменений в списки организаций, на  прием в госархивы документов и фондов личного происхождения; описей дел по личному составу  организаций (или их годовых разделов); актов, перечисленных в пунктах 1.6.12. – 1.6.14. Регламента;
об одобрении методических пособий, рекомендаций по проведению экспертизы ценности документов, находящихся на хранении в организациях; об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных  статьями Типового и ведомственных перечней с указанием сроков хранения,  для представления их на рассмотрение ЦЭПК Росархива;
по иным вопросам, связанным с проведением экспертизы ценности документов.

3.1.4. Составление, оформление протокола заседания ЦЭПМК Комитета, документов, представленных на ее рассмотрение, рассылка документов, рассмотренных на заседании комиссии, в госархивы, организации.

3.1.5. Подготовка и представление госархивами на заседание ЦЭПМК Комитета документов, проведение их экспертной оценки и вынесение на рассмотрение комиссии специалистами отдела комплектования, членами ЦЭПМК Комитета:
3.1.5.1. Проектов списков организаций
3.1.5.1.1. Основанием для начала выполнения административного действия по подготовке и представлению проектов списков организаций (далее – проекты списков) и рассмотрения их на ЦЭПМК Комитета являются создание, реорганизация, ликвидация организаций, отказ от сотрудничества с госархивами негосударственных организаций (расторжение договора).
3.1.5.1.2. Должностными лицами, ответственными за составление списков, являются архивисты отделов комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства госархивов (далее – отделы комплектования), заведующие отделами комплектования госархивов – при подготовке окончательного варианта проекта списка и его  визировании.
3.1.5.1.3. Проекты списков в сроки, установленные Регламентом  работы ЦЭПМК,  направляются по почте или другим доступным способом секретарю ЦЭПМК, специалисту отдела комплектования Комитета.
3.1.5.1.4. Секретарь ЦЭПМК Комитета после получения представленных проектов списков передает их на рассмотрение специалистам отдела комплектования, членам ЦЭПМК Комитета (далее – специалисты) для подготовки решения комиссии о согласовании проекта списка.
3.1.5.1.5.  В  случае отсутствия у специалистов замечаний к спискам они выносятся на рассмотрение очередного заседания ЦЭПМК Комитета; при наличии замечаний – они возвращаются в отдел комплектования госархива, подготовившего проект, и выносятся на заседание комиссии после устранения всех высказанных замечаний.
3.1.5.1.6. В случае наличия у специалистов замечаний, требующих обсуждения и принятия коллегиального решения о согласовании или отклонении проекта списка он выносится на рассмотрение комиссии с замечаниями для принятия соответствующего решения.
3.1.5.1.7. Критерии принятия решения о вынесении проектов списков на рассмотрение комиссии определяются обеспечением соответствия (несоответствия) проектов установленным нормативным требованиям к их составлению, зафиксированных в рекомендациях Росархива, классификационной схеме  построения списков, разработанной  Комитетом.
3.1.5.1.8. Контроль за вынесением проектов списков на рассмотрение ЦЭПМК Комитета  в установленном порядке осуществляет начальник отдела комплектования Комитета, на стадии согласования этого вопроса – председатель ЦЭПМК, заместитель председателя Комитета.
3.1.5.1.9. Результатом административного действия являются подготовленные в установленном порядке и предложенные к рассмотрению на заседании ЦЭПМК Комитета проекты списков. 

3.1.5.2. Проектов заключений о введении, выведении и переименовании организаций:
3.1.5.2.1. Основанием для начала выполнения административного действия по подготовке проектов заключений о введении, выведении и переименовании организаций (далее – проекты заключений) являются создание, ликвидация, отказ от сотрудничества с госархивами негосударственных организаций (расторжение договора), изменение наименования организаций.
3.1.5.2.2. Должностными лицами, ответственными за подготовку заключений, являются архивисты отделов комплектования госархивов, при их подписании – заведующие отделов комплектования и директора госархивов.
3.1.5.2.3. Проекты заключений в сроки, установленные Регламентом  работы ЦЭПМК Комитета,  направляются по почте или другим доступным способом секретарю ЦЭПМК, специалисту отдела комплектования Комитета.
3.1.5.2.4. Секретарь ЦЭПМК Комитета после получения представленных проектов заключений передает их на рассмотрение специалистам отдела комплектования,  членам ЦЭПМК Комитета (далее – специалисты) для подготовки решения комиссии о согласовании проектов заключений.
3.1.5.2.5. Административные действия, осуществляемые специалистами по изучению и вынесению на рассмотрение комиссии проектов заключений, проводятся в порядке, установленном пунктами 3.1.5.1.5. – 3.1.5.1.6. настоящего Регламента.
3.1.5.2.6. Критерии принятия решения о вынесении проектов заключений на рассмотрение комиссии определяются обеспечением соответствия (несоответствия) проектов установленным нормативным требованиям к их составлению, решениями ЦЭПМК Комитета о внесении обязательных сведений в заключения.
3.1.5.2.7. Контроль за вынесением проектов заключений на рассмотрение ЦЭПМК Комитета в установленном порядке осуществляет начальник отдела комплектования Комитета, на стадии согласования этого вопроса – председатель ЦЭПМК, заместитель председателя Комитета.
3.1.5.2.8. Результатом административного действия являются подготовленные в установленном порядке и предложенные к рассмотрению на заседании ЦЭПМК Комитета проекты заключений.  
3.1.5.3. Проектов номенклатур дел (примерных номенклатур дел) организаций с заключениями на них экспертов отделов комплектования госархивов:
3.1.5.3.1. Основанием для начала выполнения административного действия по подготовке проектов номенклатур дел (примерных номенклатур дел)  организаций (далее – проекты номенклатур) являются необходимость установления сроков хранения, систематизации, учета и правильного формирования всех заводимых в делопроизводстве дел.
3.1.5.3.2. Проекты номенклатур составляются организациями и направляются на рассмотрение в отделы комплектования госархивов, источниками комплектования которых они являются.
3.1.5.3.3. Отделы комплектования госархивов проводят предварительную экспертную оценку представленных проектов номенклатур  и составляют заключения на них. Должностными лицами, ответственными за подготовку заключений на проекты номенклатур, являются архивисты и заведующие отделами комплектования госархивов.
3.1.5.3.4. Проекты номенклатур и заключений на них в сроки, установленные Регламентом  работы ЦЭПМК Комитета,  направляются по почте или другим доступным способом секретарю ЦЭПМК,  специалисту отдела комплектования Комитета.
3.1.5.3.5. Секретарь ЦЭПМК Комитета после получения представленных проектов номенклатур и заключений передает их на рассмотрение специалистам отдела комплектования,  членам ЦЭПМК (далее – специалисты) Комитета для подготовки решения комиссии о согласовании проектов номенклатур.
3.1.5.3.6. Административные действия, осуществляемые специалистами по изучению и вынесению на рассмотрение комиссии проектов номенклатур, проводятся в порядке, установленном пунктами 3.1.5.1.5. – 3.1.5.1.6. настоящего Регламента.
3.1.5.3.7. Критерии принятия решения о вынесении проектов номенклатур дел  и заключений на них на рассмотрение комиссии определяются обеспечением соответствия (несоответствия) проектов установленным нормативным требованиям к их составлению и оформлению с учетом сроков хранения документов, предусмотренных Типовым и ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения.
3.1.5.3.8. Контроль за вынесением проектов заключений на рассмотрение  ЦЭПМК Комитета в установленном порядке осуществляет начальник отдела комплектования Комитета, на стадии согласования этого вопроса – председатель ЦЭПМК, заместитель председателя Комитета.
3.1.5.3.9. Результатом административного действия являются подготовленные в установленном порядке и предложенные к рассмотрению на заседании ЦЭПМК Комитета проекты номенклатур  и заключения на них экспертов госархивов, Комитета, членов ЭПМК госархивов, ЦЭПМК Комитета.

3.1.5.4. Проектов описей дел постоянного срока хранения и по личному составу, иных дел долговременного срока хранения организаций (или их годовых разделов) /далее - проекты описей дел/ с заключениями членов ЭПМК госархивов на них:
3.1.5.4.1. Основанием для начала выполнения административного действия по подготовке проектов описей дел являются формирование законченных в делопроизводстве документов в дела постоянного, долговременного хранения, в том числе по личному составу, на основании экспертизы их ценности, оформление дел.
3.1.5.4.2. Проекты описей дел составляются организациями и направляются ими в отделы комплектования госархивов, источниками комплектования которых они являются.
3.1.5.4.3. Отделы комплектования госархивов проводят предварительную экспертную оценку представленных проектов описей  дел и составляют заключения на них. Должностными лицами, ответственными за подготовку заключений на проекты описей дел, являются архивисты и заведующие отделами комплектования госархивов.
3.1.5.4.4. Проекты описей дел и заключений на них в сроки, установленные Регламентом  работы ЦЭПМК Комитета,  направляются по почте или другим доступным способом секретарю ЦЭПМК,  специалисту отдела комплектования Комитета.
3.1.5.4.5. Секретарь ЦЭПМК Комитета после получения представленных проектов заключений передает их на рассмотрение  специалистам отдела комплектования, членам ЦЭПМК Комитета (далее – специалисты)  для подготовки решения комиссии об утверждении проектов описей дел.
3.1.5.4.6. Административные действия, осуществляемые специалистами по изучению и вынесению на рассмотрение комиссии проектов описей дел и заключений на них, проводятся в порядке, установленном пунктами 3.1.5.1.5. – 3.1.5.1.6. настоящего Регламента.
3.1.5.4.7. Критерии принятия решения о вынесении проектов описей дел и заключений на них на рассмотрение комиссии определяются обеспечением соответствия (несоответствия) проектов установленным нормативным требованиям к их составлению, оформлению, в том числе группировки  в отдельные дела документов постоянного и долговременного сроков хранения, включению их в отдельные описи дел; порядку представления проектов описей дел.
3.1.5.4.8. Контроль за вынесением проектов описей дел и заключений на них на рассмотрение ЦЭПМК Комитета в установленном порядке осуществляет начальник отдела комплектования Комитета, на стадии согласования этого вопроса – председатель ЦЭПМК, заместитель председателя Комитета.
3.1.5.4.9. Результатом административного действия являются подготовленные в установленном порядке и предложенные к рассмотрению на заседании ЦЭПМК Комитета проекты описей дел и заключения на них экспертов госархивов, Комитета,  членов ЭПМК госархивов, ЦЭПМК Комитета.

3.1.5.5. Проектов заключений на прием в госархивы документов и фондов личного происхождения, подготовленных экспертами отделов комплектования госархивов:
3.1.5.5.1. Основанием для начала выполнения административного действия по подготовке проектов заключений на прием в госархивы документов и фондов личного происхождения (далее – документы), являются поступившие в госархив документы данной категории, переданные гражданами для последующего хранения и использования на основании договора между госархивом и гражданином.
3.1.5.5.2. Отделы комплектования госархивов проводят предварительную экспертную оценку поступивших на хранение документов и составляют заключения на прием документов (далее – заключения на прием).  Должностными лицами, ответственными за подготовку заключений на прием, являются архивисты и заведующие отделами комплектования госархивов.
3.1.5.5.3. Проекты заключений на прием в сроки, установленные Регламентом  работы ЦЭПМК Комитета,  направляются по почте или другим доступным способом секретарю ЦЭПМК, специалисту отдела комплектования Комитета.
3.1.5.5.4. Секретарь ЦЭПМК Комитета после получения представленных проектов заключений на прием передает их на рассмотрение  специалистам отдела комплектования, членам ЦЭПМК Комитета (далее – специалисты)  для подготовки решения комиссии о согласовании проектов заключений на прием.
3.1.5.5.5. Административные действия, осуществляемые специалистами по изучению и вынесению на рассмотрение комиссии проектов  заключений на прием, проводятся в порядке, установленном пунктами 3.1.5.1.5. – 3.1.5.1.6. настоящего Регламента.
3.1.5.5.6. Критерии принятия решения о вынесении проектов  заключений на прием  на рассмотрение комиссии определяются степенью значимости принимаемых на государственное хранение документов,  соответствия (несоответствия) проектов заключений установленным нормативным требованиям к их составлению и оформлению.
3.1.5.5.7. Контроль за вынесением проектов заключений на прием на рассмотрение ЦЭПМК Комитета в установленном порядке осуществляет начальник отдела комплектования Комитета, на стадии согласования этого вопроса – председатель ЦЭПМК, заместитель председателя Комитета.
3.1.5.5.8. Результатом административного действия являются подготовленные в установленном порядке и предложенные к рассмотрению на заседании ЦЭПМК Комитета проекты заключений на прием экспертов отделов комплектования госархивов.

3.1.5.6. Проектов перечней, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение (далее – проекты перечней) с заключениями на них, подготовленными членами ЭПМК ЦГАНТД СПб:
3.1.5.6.1. Проекты перечней составляются организациями и направляются на рассмотрение в отдел комплектования ЦГАНТД СПб.
3.1.5.6.2. Отдел комплектования ЦГАНТД СПб проводит предварительную экспертную оценку представленных проектов перечней и составляет заключения на них. Должностными лицами, ответственными за подготовку заключений на проекты перечней, являются архивисты и заведующий отделом комплектования ЦГАНТД СПб.
3.1.5.6.3. Проекты перечней и заключения на них в сроки, установленные Регламентом  работы ЦЭПМК Комитета,  направляются по почте или другим доступным способом секретарю ЦЭПМК, специалисту отдела комплектования Комитета.
3.1.5.6.4. Секретарь ЦЭПМК Комитета после получения представленных проектов перечней и заключений на них передает их на рассмотрение  специалисту отдела комплектования,  члену ЦЭПМК Комитета (далее – специалист) для подготовки решения комиссии об утверждении проектов перечней.
3.1.5.6.5. Административные действия, осуществляемые специалистом по изучению и вынесению на рассмотрение комиссии проектов перечней и заключений на них, проводятся в порядке, установленном пунктами 3.1.5.1.5. – 3.1.5.1.6. настоящего Регламента.
3.1.5.6.6. Критерии принятия решения о вынесении проектов перечней  и заключений на них на рассмотрение комиссии определяются обеспечением соответствия (несоответствия) проектов установленным нормативным требованиям к их составлению и оформлению.
3.1.5.6.7. Контроль за вынесением проектов перечней и заключений на них на рассмотрение ЦЭПМК Комитета в установленном порядке осуществляет начальник отдела комплектования Комитета, на стадии согласования этого вопроса – председатель ЦЭПМК, заместитель председателя Комитета.
3.1.5.6.8. Результатом административного действия являются подготовленные в установленном порядке и предложенные к рассмотрению на заседании ЦЭПМК проекты перечней и заключения на них экспертов госархива, Комитета, членов ЭПМК госархива, ЦЭПМК Комитета.

3.1.5.7. Проектов актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны; актов о неисправимых повреждениях документов с заключениями на них экспертов госархивов (в отношении документов постоянного /долговременного/ хранения):
3.1.5.7.1. Основанием для начала выполнения административного действия по подготовке проектов актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (далее – проекты актов), являются установленные факты утраты документов, подлежащих постоянному (долговременному) хранению, и завершение их розыска;
актов о неисправимых повреждениях документов – установленные факты неисправимых повреждений документов, подлежащих постоянному (долговременному) хранению: поражения плесневыми грибами, обнаружение их интенсивного роста после проведения микологического анализа; утрата текста документов в связи с авариями: пожаром, выходом из строя водопровода, другими техногенными катастрофами; иные поражения, не подлежащие восстановлению.
3.1.5.7.2. Акты составляются организациями (ликвидационными комиссиями, конкурсными управляющими).
В исключительных случаях (прекращение финансово-хозяйственной деятельности без факта юридической ликвидации организации, отсутствие должностных лиц, имеющих право на составление актов, невозможность установления их места нахождения) акты составляются архивистами, заведующими отделами комплектования госархивов.
3.1.5.7.3. Проекты актов, составленные организациями, направляются на рассмотрение в отделы комплектования госархивов; составленные архивистами, заведующими отделами комплектования госархивов  –  секретарю ЦЭПМК, специалисту отдела комплектования Комитета.
3.1.5.7.4. Отделы комплектования госархивов проводят предварительную экспертную оценку представленных организациями проектов актов и составляют заключения на них; составляют акты в отношении организаций, прекративших финансово-хозяйственную деятельность. Должностными лицами, ответственными за подготовку заключений на проекты актов, являются архивисты и заведующие отделами комплектования госархивов.
3.1.5.7.5. При подготовке заключений на проекты актов о неисправимых повреждениях документов в качестве экспертов наряду с архивистами отделов комплектования могут выступать работники СПб ЛОСД ГАУ.
В этом случае должностным лицом, ответственным за подготовку заключений на проекты актов наряду с архивистами и заведующими отделами комплектования госархива будет также работник СПб ЛОСД ГАУ.
3.1.5.7.6. Проекты актов и заключения к ним в сроки, установленные Регламентом работы ЦЭПМК Комитета,  направляются по почте или другим доступным способом секретарю комиссии, специалисту отдела комплектования Комитета. 
3.1.5.7.7. Секретарь ЦЭПМК Комитета после получения представленных проектов актов и заключений на них передает их на рассмотрение  специалистам отдела комплектования,  членам ЦЭПМК  Комитета (далее – специалисты) для подготовки решения комиссии о согласовании проектов актов.
3.1.5.7.8. Административные действия, осуществляемые специалистами по изучению и вынесению на рассмотрение комиссии проектов актов и заключений на них, проводятся в порядке, установленном пунктами 3.1.5.1.5. – 3.1.5.1.6. настоящего Регламента.
3.1.5.7.9. Критерии принятия решения о вынесении проектов актов и заключений на них на рассмотрение комиссии определяются обеспечением соответствия (несоответствия) проектов установленным нормативным требованиям к их составлению и оформлению, учетом всей совокупности причин, приведших к утрате документов, внесенных в акты.
3.1.5.7.10. Контроль за вынесением проектов заключений, подготовленных в установленном порядке,  на рассмотрение ЦЭПМК Комитета осуществляет начальник отдела комплектования Комитета, на стадии согласования этого вопроса – председатель ЦЭПМК, заместитель председателя Комитета.
3.1.5.7.11. Результатом административного действия являются подготовленные в установленном порядке и предложенные к рассмотрению на заседании ЦЭПМК Комитета проекты актов и заключения на них экспертов госархивов, Комитета, членов ЭПМК госархивов, ЦЭПМК Комитета.

3.1.5.8. Проектов методических пособий, рекомендаций по проведению экспертизы ценности документов, находящихся на временном хранении в организациях:
3.1.5.8.1. Основанием для начала административного действия по подготовке проектов методических пособий, рекомендаций по проведению экспертизы ценности документов, находящихся на временном хранении в организациях (далее – проекты),  является оказание практической, методической помощи архивистам, сотрудникам организаций при осуществлении ими работы  по экспертизе ценности документов.
3.1.5.8.2. Тематика проектов может касаться любого направления  деятельности, связанного с проведением экспертизы ценности документов, конкретизацией отдельных этапов ее проведения как на стадии делопроизводства, так и архивного хранения дел.
3.1.5.8.3. Должностными лицами, ответственными за подготовку  проектов, являются архивисты и заведующие отделами комплектования госархивов.
3.1.5.8.4. Подготовленные проекты в сроки, установленные Регламентом  работы ЦЭПМК Комитета,  направляются по почте или другим доступным способом секретарю ЦЭПМК, специалисту отдела комплектования Комитета.
3.1.5.8.5. Секретарь ЦЭПМК Комитета после получения представленных проектов передает их на рассмотрение  специалистам отдела комплектования, членам ЦЭПМК Комитета (далее – специалисты) для подготовки заключения и решения ЦЭПМК Комитета об одобрении проектов.
3.1.5.8.6. Административные действия, осуществляемые специалистами по изучению и вынесению на рассмотрение комиссии проектов и заключений на них, проводятся в порядке, установленном пунктами 3.1.5.1.5. – 3.1.5.1.6. настоящего Регламента.
3.1.5.8.7. Критерии принятия решения о вынесении проектов на рассмотрение комиссии определяются обеспечением соответствия (несоответствия) проектов установленным нормативным требованиям к их составлению; актуальностью и важностью выбранной тематики проектов для будущих пользователей.
3.1.5.8.8. Контроль за вынесением проектов, подготовленных в установленном порядке, на рассмотрение ЦЭПМК Комитета осуществляет начальник отдела комплектования Комитета, на стадии согласования этого вопроса – председатель ЦЭПМК, заместитель председателя Комитета.
3.1.5.8.9. Результатом административного действия являются подготовленные в установленном порядке и предложенные к рассмотрению на заседании ЦЭПМК Комитета проекты и заключения на них экспертов Комитета, членов ЦЭПМК Комитета.

3.1.6. Подготовка и представление отделом комплектования Комитета на рассмотрение ЦЭПМК Комитета следующих документов:
3.1.6.1. проектов заключений о введении организаций  в списки источников комплектования госархивов (только по результатам обследования государственных организаций):
3.1.6.1.2. Основанием для начала выполнения административного действия по подготовке проектов заключений о введении государственных организаций в списки источников комплектования госархивов является завершение обследования организаций и выявления образующихся в их деятельности документов, представляющих историческую, научную и культурную ценность.
3.1.6.1.3. Должностными лицами, ответственными за подготовку заключений, являются специалисты отдела комплектования Комитета, проводившие обследование организаций.
3.1.6.1.4. Проекты заключений в сроки, установленные Регламентом  работы ЦЭПМК Комитета, представляются секретарю ЦЭПМК, специалисту отдела комплектования Комитета, для вынесения их на рассмотрение комиссии.
3.1.6.1.5. Критерии принятия решения о вынесении проектов заключений на рассмотрение комиссии определяются обеспечением соответствия (несоответствия) проектов установленным нормативным требованиям к их составлению, решениями ЦЭПМК Комитета о включении сведений, являющихся обязательными,  в заключения.
3.1.6.1.6. Контроль за вынесением проектов заключений и решений об их согласовании, подготовленных в установленном порядке,  на рассмотрение комиссии осуществляет начальник отдела комплектования Комитета, на стадии согласования этого вопроса – председатель ЦЭПМК, заместитель председателя Комитета.
3.1.6.1.7. Результатом административного действия являются подготовленные в установленном порядке и предложенные к рассмотрению на заседании ЦЭПМК Комитета проекты заключений.

3.1.6.2. Проектов примерных номенклатур дел организаций:
3.1.6.2.1. Основанием для начала выполнения административного действия по подготовке проектов примерных номенклатур дел организаций (далее – проекты номенклатур) является необходимость установления сроков хранения, систематизации, учета и правильного формирования всех заводимых в делопроизводстве дел.
3.1.6.2.2. Должностными лицами, ответственными за подготовку проектов номенклатур, являются специалисты, начальник отдела комплектования Комитета.
3.1.6.2.3. Проекты номенклатур дел и заключения на них в сроки, установленные Регламентом  работы ЦЭПМК Комитета, представляются секретарю ЦЭПМК, специалисту отдела комплектования Комитета, для вынесения их на рассмотрение ЦЭПМК Комитета.
3.1.6.2.4. Критерии принятия решения о вынесении проектов номенклатур на рассмотрение комиссии определяются обеспечением соответствия (несоответствия) проектов установленным нормативным требованиям к их составлению с учетом сроков хранения, предусмотренных Типовым и ведомственными перечнями с указанием сроков хранения.
3.1.6.2.5. Контроль за вынесением проектов номенклатур дел и заключений на них, подготовленных в установленном порядке,  на рассмотрение ЦЭПМК Комитета осуществляет начальник отдела комплектования Комитета, на стадии согласования этого вопроса – председатель ЦЭПМК, заместитель председателя Комитета.
3.1.6.2.6. Результатом административного действия являются подготовленные в установленном порядке и предложенные к рассмотрению на заседании ЦЭПМК проекты номенклатур дел и заключения на них. 
3.1.6.3. Проектов актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (в отношении документов постоянного /долговременного/ хранения):
3.1.6.3.1. Основанием для начала выполнения административного действия по подготовке проектов актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (далее – проекты актов), являются установленные факты утраты документов, подлежащих постоянному (долговременному) хранению,  и завершение их розыска.
3.1.6.3.2. Акты составляются организациями, а также  ликвидационными комиссиями, конкурсными управляющими в случае начала процедуры ликвидации организации, в том числе в связи с банкротством, отсутствием должника, и передачей документов постоянного хранения и по личному составу в госархивы.
В исключительных случаях (прекращение финансово-хозяйственной деятельности без факта юридической ликвидации организации, отсутствие должностных лиц, имеющих право на составление актов, невозможность установления их места нахождения) акты составляются специалистами отдела комплектования Комитета в целях обеспечения права граждан на подтверждение трудового стажа в судебном или ином порядке, установленном действующим законодательством.
3.1.6.3.3. Проекты актов, составленные организациями и направленные в Комитет по почте, иным доступным способом, передаются секретарю ЦЭПМК, специалисту отдела комплектования Комитета.
3.1.6.3.4. Секретарь ЦЭПМК Комитета после получения представленных проектов актов, подготовленных организациями, передает их на рассмотрение  специалистам отдела комплектования,  членам ЦЭПМК Комитета (далее – специалисты) для подготовки заключения ЦЭПМК Комитета об их согласовании.
3.1.6.3.5. Проекты актов, составленные специалистами отдела комплектования по основаниям, перечисленным в пункте 3.1.6.3.2., передаются секретарю ЦЭПМК Комитета после их подготовки с заключением о согласовании для вынесения на заседание комиссии. 
3.1.6.3.6. Должностными лицами, ответственными за подготовку  и представление проектов актов и заключений на них на рассмотрение комиссии, являются специалисты отдела комплектования Комитета.
3.1.6.3.7. Критерии принятия решения о вынесении проектов актов и заключений на них на рассмотрение комиссии определяются обеспечением соответствия (несоответствия) проектов установленным нормативным требованиям к их составлению и оформлению, учетом всей совокупности причин, приведших к утрате документов, внесенных в акты.
3.1.6.3.8. Контроль за вынесением проектов актов и заключений, подготовленных в установленном порядке, на рассмотрение ЦЭПМК Комитета осуществляет начальник отдела комплектования Комитета, на стадии согласования этого вопроса – председатель ЦЭПМК, заместитель председателя Комитета.
3.1.6.3.9. Результатом административного действия являются подготовленные в установленном порядке и предложенные к рассмотрению на заседании ЦЭПМК Комитета проекты актов и заключения экспертов  Комитета, членов ЦЭПМК Комитета.

3.1.6.4. Проектов актов о неисправимых повреждениях документов организаций (в отношении документов постоянного /долговременного/ хранения):
3.1.6.4.1. Основанием для начала выполнения административного действия по подготовке проектов актов о неисправимых повреждениях документов (далее – проекты актов), являются установленные факты неисправимых повреждений документов, подлежащих постоянному, долговременному хранению: поражения плесневыми грибами, обнаружение их интенсивного роста после проведения микологического анализа; утрата текста документов в связи с авариями: пожаром, выходом из строя водопровода, другими техногенными катастрофами; иные поражения, не подлежащие восстановлению.
3.1.6.4.2. Акты составляются организациями, а также ликвидационными комиссиями, конкурсными управляющими в случае начала процедуры ликвидации организации и в связи с передачей документов постоянного хранения  и по личному составу в госархивы.
В исключительных случаях (прекращение финансово-хозяйственной деятельности без факта юридической ликвидации организации, отсутствие должностных лиц, имеющих право на составление актов, невозможность установления их места нахождения) проекты актов составляются специалистами отдела комплектования Комитета в целях обеспечения права граждан на подтверждение трудового стажа в судебном или ином порядке, установленном действующим законодательством.
3.1.6.4.3. В качестве экспертов на стадии подготовки заключения  привлекаются работники СПб ГУ ЛОСД ГАУ для проведения микологического анализа повреждений документов.
3.1.6.4.4. Должностными лицами, ответственными за подготовку и представление  проектов актов и заключений на них на рассмотрение ЦЭПМК Комитета, являются специалисты отдела комплектования Комитета, на стадии проведения микологического анализа – работники СПб ГУ ЛОСД ГАУ.
3.1.6.4.5. Критерии принятия решения о вынесении проектов актов и заключений на них на рассмотрение комиссии определяются обеспечением соответствия (несоответствия) проектов установленным нормативным требованиям к их составлению и оформлению, учетом всей совокупности причин, приведших к утрате документов, внесенных в акты.
3.1.6.4.6. Контроль за вынесением проектов актов и заключений на них, подготовленных в установленном порядке, на рассмотрение ЦЭПМК Комитета осуществляет начальник отдела комплектования Комитета, на стадии согласования этого вопроса – председатель ЦЭПМК, заместитель председателя Комитета.
3.1.6.4.7. Результатом административного действия являются подготовленные в установленном порядке и предложенные к рассмотрению на заседании ЦЭПМК проекты актов и заключения на них экспертов Комитета, членов ЦЭПМК. 
3.1.6.5. Проектов методических пособий, рекомендаций по проведению экспертизы ценности документов, находящихся на временном хранении в организациях:
3.1.6.5.1. Основание для начала выполнения административного действия по подготовке проектов методических пособий, рекомендаций по проведению экспертизы ценности документов, находящихся на временном хранении в организациях (далее - проекты), тематика проектов аналогичны тем, которые были установлены пунктами 3.1.5.8.1. – 3.1.5.8.2. Регламента.
3.1.6.5.2. Должностными лицами, ответственными за подготовку проектов, являются специалисты отдела комплектования Комитета.
3.1.6.5.3. Подготовленные проекты и заключения об их одобрении в сроки, установленные Регламентом  работы ЦЭПМК Комитета, передаются секретарю ЦЭПМК, специалисту отдела комплектования Комитета для вынесения на рассмотрение комиссии.
3.1.6.5.4. Критерии принятия решения о вынесении проектов  и заключений об одобрении устанавливаются пунктом 3.1.5.8.7. Регламента.
3.1.6.5.5. Контроль за вынесением проектов и заключений об одобрении, подготовленных в установленном порядке, на рассмотрение ЦЭПМК Комитета осуществляет начальник отдела комплектования Комитета, на стадии согласования этого вопроса – председатель ЦЭПМК, заместитель председателя Комитета.
3.1.6.5.6. Результатом административного действия являются подготовленные в установленном порядке и предложенные к рассмотрению на заседании ЦЭПМК проекты и заключения на них экспертов Комитета, членов ЦЭПМК Комитета.
3.1.6.6. Проектов решений ЦЭПМК Комитета об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных  статьями Типового и ведомственных перечней с указанием сроков хранения (далее – проекты решений, перечни),  для  представления их на рассмотрение ЦЭПК Росархива:
3.1.6.6.1. Основанием для начала выполнения административного действия по подготовке проектов решений для представления их на рассмотрение ЦЭПК Росархива являются обращения организаций в Комитет.
3.1.6.6.2. Организации обращаются в адрес Комитета (или госархивов) по вопросам оказания помощи при определении сроков хранения конкретных документов, если в перечнях не предусмотрены сроки хранения для данной категории документов; в целях уменьшения (увеличения) установленных перечнями сроков хранения документов, исходя из практики работы и характера использования данных документов. 
3.1.6.6.3. Обращения, поступившие в госархивы,  направляются в адрес Комитета в порядке, установленном инструкциями по делопроизводству госархивов; обращения, поступившие непосредственно в Комитет, а также аналогичные обращения, направленные из госархивов, передаются на рассмотрение и подготовку проектов решений ЦЭПМК Комитета в отдел комплектования Комитета.
3.1.6.6.4. Должностными лицами, ответственными за подготовку проектов решений и вынесения их на рассмотрение комиссии, являются специалисты отдела комплектования Комитета.
3.1.6.6.5. Проекты решений, подготовленные специалистами отдела комплектования в сроки, установленные Регламентом  работы ЦЭПМК Комитета, представляются секретарю комиссии, специалисту отдела комплектования Комитета, для вынесения их на рассмотрение комиссии.
3.1.6.6.6. Критерии принятия решения о вынесении проектов решений ЦЭПМК Комитета на рассмотрение комиссии определяются обеспечением соответствия (несоответствия) проектов установленным нормативным требованиям к их составлению с учетом сроков хранения документов,  предусмотренных перечнями, анализом предложений организаций и членов ЭПМК госархивов и ЦЭПМК Комитета по установлению сроков хранения документов.
3.1.6.6.7.  Контроль за вынесением проектов решений,  подготовленных в установленном порядке, на рассмотрение ЦЭПМК Комитета осуществляет начальник отдела комплектования Комитета, на стадии согласования этого вопроса – председатель ЦЭПМК, заместитель председателя Комитета.
3.1.6.6.8. Результатом административного действия являются подготовленные в установленном порядке и предложенные к рассмотрению на заседании ЦЭПМК Комитета проекты решений.

3.1.7. Подготовка и проведение заседания ЦЭПМК Комитета, обсуждение представленных на ее рассмотрение документов, принятие решений по вопросам:
3.1.7.1. Об утверждении описей дел постоянного хранения организаций (или их годовых разделов),  далее – проекты описей; перечней проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение (далее – проекты перечней):
3.1.7.1.1. Основанием для начала выполнения административного действия по подготовке и проведению заседания ЦЭПМК Комитета, обсуждению представленных на рассмотрение комиссии проектов описей дел, перечней, принятию решений об их утверждении являются подготовленные и представленные в установленном порядке проекты описей дел, перечней  и заключений на них.
3.1.7.1.2. Секретарь ЦЭПМК Комитета после получения проектов описей дел, проектов перечней (далее – проекты документы) с заключениями членов ЭПМК госархивов и ЦЭПМК Комитета, подготовивших данные документы для рассмотрения, организует ознакомление с ними остальных членов комиссии.
3.1.7.1.3. Члены ЦЭПМК Комитета,  ознакомившись с документами, возвращают их секретарю комиссии при отсутствии замечаний к ним, при наличии замечаний секретарь организует работу по их снятию путем консультаций с членами ЦЭПМК Комитета, готовившими документы. Незначительные замечания устраняются в рабочем порядке, требующие обсуждения и принятия коллегиального решения об утверждении или отклонении проектов документов выносятся на рассмотрение комиссии для принятия соответствующего решения.
3.1.7.1.4. Обсуждение представленных на рассмотрение ЦЭПМК Комитета документов и заключений на них проводится в соответствии с Регламентом работы ЦЭПМК Комитета. Решения об утверждении документов принимаются простым большинством голосов, при разделении голосов поровну решение принимается руководством Комитета.
3.1.7.1.5. В случае принятия решения об утверждении проектов документов с замечаниями устанавливаются конкретные сроки их устранения: незначительные замечания к документам могут устраняться в рабочем порядке; при наличии замечаний, требующих доработки представленных документов, их рассмотрение откладывается до  устранения замечаний и переносится на следующее  заседание комиссии.
3.1.7.1.6. Должностными лицами, ответственными за подготовку и проведение заседания ЦЭПМК Комитета, является секретарь комиссии, специалист отдела комплектования Комитета; подготовку проектов документов и заключений к ним – архивисты, заведующие отделами комплектования, члены ЭПМК госархивов, специалисты отдела комплектования,  члены ЦЭПМК Комитета.
3.1.7.1.7. Критерии принятия решений о подготовке и проведении заседания ЦЭПМК Комитета, при обсуждении представленных на рассмотрение комиссии проектов документов, принятии решений об их утверждении определяются обеспечением соответствия (несоответствия) данных направлений установленному Регламенту работы ЦЭПМК Комитета, нормативным требованиям к  составлению и оформлению проектов документов.
3.1.7.1.8. Контроль за подготовкой и проведением заседания ЦЭПМК Комитета осуществляет председатель ЦЭПМК, заместитель председателя Комитета, обсуждением представленных на рассмотрение комиссии документов, принятием решений об утверждении проектов документов – начальник отдела комплектования, председатель ЦЭПМК, заместитель председателя Комитета.
3.1.7.1.9.  Результатом административного действия являются решения ЦЭПМК Комитета:
об утверждении представленных в установленном порядке документов; об отклонении представленных проектов документов с замечаниями, установлением сроков устранения замечаний и их повторного представления на очередное заседание ЦЭПМК Комитета.    
3.1.7.2. о согласовании проектов списков организаций, заключений о внесении изменений в списки организаций, на прием в госархивы документов и фондов личного происхождения; описей дел по личному составу организаций (или их годовых разделов); актов, перечисленных в пунктах 1.6.12. – 1.6.14. Регламента:
3.1.7.2.1. Основание для начала выполнения административного действия, последовательность административных действий, критерии принятия решений, сведения о должностных лицах, ответственных за их выполнение, осуществление контроля, аналогичны требованиям, установленным пунктами 3.1.7.1.1. – 3.1.7.1.8. настоящего Регламента.
3.1.7.2.2.  Результатом административного действия являются решения ЦЭПМК Комитета:
о согласовании представленных в установленном порядке списков организаций, заключений о внесении изменений в списки организаций, на прием в  госархивы документов и фондов личного происхождения; описей дел по личному составу организаций (или их годовых разделов); актов, перечисленных в пунктах 1.6.12. – 1.6.14. Регламента (далее – проекты документов);
об отклонении представленных проектов документов с замечаниями, установлением сроков устранения замечаний и их повторного представления на очередное заседание ЦЭПМК Комитета.     
3.1.7.3. об одобрении методических пособий, рекомендаций по проведению экспертизы ценности документов, находящихся на хранении в организациях; об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных  статьями Типового и ведомственных перечней с указанием сроков хранения,  для  представления их на рассмотрение ЦЭПК Росархива (далее – проекты документов):
3.1.7.3.1. Основание для начала выполнения административного действия, последовательность административных действий, критерии принятия решений, сведения о должностных лицах, ответственных за их выполнение, осуществление контроля, аналогичны требованиям, установленным пунктами 3.1.7.1.1. – 3.1.7.1.8. настоящего Регламента.
3.1.7.3.2.  Результатом административного действия являются решения ЦЭПМК Комитета:
об одобрении представленных в установленном порядке документов;
об отклонении представленных проектов документов с замечаниями и установлением сроков устранения замечаний и их повторного представления на очередное заседание ЦЭПМК Комитета.   

3.1.7.4. Составление и оформление протокола заседания ЦЭПМК Комитета, документов, представленных на ее рассмотрение, рассылка документов в госархивы, организации:
3.1.7.4.1. Основанием для начала выполнения административного действия по составлению и оформлению протокола заседания ЦЭПМК Комитета, документов, представленных на ее рассмотрение, рассылке документов в госархивы, организации являются завершение заседания ЦЭПМК Комитета, принятие решений об утверждении (согласовании, одобрении) документов.
3.1.7.4.2. Секретарь ЦЭПМК Комитета после окончания заседания комиссии составляет протокол проведения заседания, оформляет представленные на ее рассмотрение документы в соответствии с Регламентом работы ЦЭПМК Комитета, проверяет устранение замечаний к документам, которые должны были быть устранены в рабочем порядке. Срок составления и оформления протокола заседания ЦЭПМК Комитета и представленных на ее рассмотрение документов составляет 15 рабочих дней.
Экземпляры всех документов, по которым были приняты решения об утверждении (согласовании, одобрении) оставляются и оформляются как приложения к протоколу заседания ЦЭПМК Комитета.
3.1.7.4.3. Составленный в установленном порядке протокол, приложения к нему передаются председателю ЦЭПМК, заместителю председателя Комитета, на ознакомление и подписание; далее подписанный протокол передается секретарем комиссии на утверждение председателю Комитета.
3.1.7.4.4. Подписанный и утвержденный в установленном порядке протокол и приложения к нему подлежат дальнейшему хранению в отделе комплектования Комитета  до передачи их на последующее хранение в архив Комитета в сроки, установленные Инструкцией по делопроизводству, положением об архиве Комитета.
3.1.7.4.5 Экземпляры утвержденных, согласованных и одобренных документов, подлежащие передаче в госархивы и организации, направляются секретарем ЦЭПМК Комитета в отделы комплектования госархивов в течение трех рабочих дней после завершения работы по их оформлению.
Отделы комплектования госархивов передают оформленные в установленном порядке экземпляры, предназначенные организациям, в случаях, если проекты этих документов на ЦЭПМК Комитета готовили данные отделы. Экземпляры документов, подготовленные отделом комплектования Комитета, передаются секретарем ЦЭПМК Комитета для направления их непосредственно в адрес организаций специалисту отдела комплектования, работнику приемной председателя Комитета; иным доступным способом.
3.1.7.4.6. В случаях, если в Росархив,  госархивы, организации должны быть подготовлены письма в соответствии с принятыми на заседании комиссии решениями, их подготовка  осуществляется секретарем ЦЭПМК Комитета в сроки, установленные Инструкцией по делопроизводству Комитета, согласование писем осуществляется начальником отдела Комитета, подписание – председателем ЦЭПМК Комитета.
3.1.7.4.7. Отклоненные в соответствии с решениями ЦЭПМК Комитета проекты документов возвращаются исполнителям для устранения высказанных замечаний в сроки, установленные комиссией.
3.1.7.4.8 Должностным лицом, ответственным за  составление протокола заседания ЦЭПМК Комитета, оформление документов, представленных на ее рассмотрение; рассылку документов в госархивы, организации; хранение документов, является секретарь ЦЭПМК, специалист отдела комплектования Комитета.
3.1.7.4.9. Критерии принятия решения при составлении, оформлении протокола ЦЭПМК Комитета и документов, представленных на ее рассмотрение, рассылке документов в госархивы, организации  определяются обеспечением соответствия (несоответствия) этих действий  установленным нормативным требованиям по составлению и оформлению документов, положениям Инструкции по делопроизводству Комитета.
3.1.7.4.10.  Контроль за составлением, оформлением протокола  заседания ЦЭПМК Комитета и документов, представленных на ее рассмотрение, рассылкой документов в госархивы, организации  осуществляет начальник отдела комплектования Комитета, на стадии подписания документов  – председатель ЦЭПМК, заместитель председателя Комитета, утверждения протокола ЦЭПМК Комитета – председатель Комитета.
3.1.7.4.11. Результатом административного действия являются подготовленные, оформленные, подписанные, утвержденные (согласованные, одобренные)  в установленном порядке:
протокол заседания ЦЭПМК Комитета и приложения к нему;
направленные в госархивы и организации экземпляры документов.
Принятие решений ЦЭПМК Комитета об утверждении (согласовании, одобрении) представленных на ее рассмотрение документов является основанием для утверждения их руководителями госархивов и организаций.
3.2. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений
3.2.1. Порядок и формы  контроля за совершением действий и принятием решений определяются Регламентом Комитета.
3.2.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции и принятием решений, осуществляет начальник отдела комплектования Комитета.
3.3. Порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц и решений, принятых в ходе исполнения государственной функции
3.3.1. Организации имеют право на обжалование действий (бездействия) должностных лиц Комитета, участвующих в исполнении государственной функции.
3.3.2. Жалобы могут быть поданы в устной или письменной форме.
3.3.3. В устной форме жалобы рассматриваются по общему правилу в ходе личного приема.
3.3.4. Письменная жалоба может быть подана в ходе личного приема в соответствии с графиком личного приема, либо направлена по почте.
3.3.5. В письменной жалобе указываются:
наименование органа, в который направляется письменная жалоба;
наименование государственного архива или организации, от которого поступила жалоба;
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
суть жалобы, т.е. требования подающего жалобу, и основания, по которым заявитель считает решение или действие должностного лица по соответствующему вопросу неправильным;
должность, подпись заявителя, дата.
3.3.6. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации.
3.3.7. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
3.3.8. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов
3.3.9. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга, вице-губернатору, курирующему Комитет.

Для проведения публичного обсуждения в соответствии с Постановлением Правительства Санкт-Петербурга  "О Временном порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг) исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга" от 02.04.2009 № 370 и  Постановлением Правительства Санкт-Петербурга "О порядке  проведения публичного обсуждения проектов административных регламентов" от 24.08.2009 № 953 представлен проект административного регламента  по осуществлению государственной функции, разработанный  Архивным комитетом Санкт-Петербурга:
«Осуществление государственного контроля в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов в организациях-источниках комплектования государственных архивов Санкт-Петербурга,
иных организациях Санкт-Петербурга, осуществляющих предпринимательскую деятельность» 
Начало обсуждения  - 30.11.2009 г.,    завершение обсуждения  -13.12.2009 г.
    В обсуждении проекта административного регламента могут принимать участие физические и юридические лица. 
    В письменном  обращении в обязательном порядке указывается наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество физического лица,  от которых  поступают замечания или предложения к проекту административного регламента, а также почтовый адрес или адрес электронной почты заявителя.
   Замечания и предложения к проекту административного регламента, поступившие после завершения срока проведения публичного обсуждения проекта, рассмотрению  не подлежат.
   Письменные  замечания и предложения к проекту административного регламента направляются на официальный адрес электронной почты Архивного комитета:   karchiv@gov.spb.ru

УТВЕРЖДЕН
распоряжением Архивного Комитета
Санкт-Петербурга
от ___________  № _____

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ИСПОЛНЕНИЯ АРХИВНЫМ КОМИТЕТОМ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ

«Осуществление государственного контроля в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов в организациях-источниках комплектования государственных архивов Санкт-Петербурга,
иных организациях Санкт-Петербурга, осуществляющих предпринимательскую деятельность»

1. Общие положения

1.1. Административный регламент исполнения  государственной функции (далее - Регламент) разработан в целях осуществления государственного контроля в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов, отнесенных к составу Архивного фонда Санкт-Петербурга, других архивных документов, находящихся на временном хранении в организациях-источниках  комплектования санкт-петербургских государственных учреждений центральные государственные архивы Санкт-Петербурга (далее – государственные архивы), иных организациях Санкт-Петербурга, осуществляющих предпринимательскую деятельность (далее – организации), в течение установленных законодательством сроков хранения.
 Регламент устанавливает порядок и формы проведения проверок при осуществлении государственного контроля в организациях (выездные плановые и внеплановые проверки; плановые документарные проверки);
определяет формы документов, на основании которых проводятся проверки, а также оформляются их результаты; сроки и последовательность действий (административных процедур) Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее – Комитет) при исполнении государственной функции.
Положения Регламента не распространяются на порядок проведения проверок других организаций, являющихся источниками комплектования  государственных архивов:
а) территориальных органов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений и предприятий;
б) исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга, иных государственных органов Санкт-Петербурга, органов местного самоуправления Санкт-Петербурга; государственных учреждений и предприятий Санкт-Петербурга;
в) негосударственных организаций, действующих на территории Санкт-Петербурга, – общественных, общественно-политических.
Проверки организаций, занимающихся предпринимательской деятельностью, и не являющихся источниками комплектования государственных архивов, проводятся только в случаях, предусмотренных пунктом 2.1.8.3. настоящего Регламента. 

1.2. Государственную функцию исполняет Комитет, в необходимых случаях – при взаимодействии с  государственными архивами.

1.3. Исполнение государственной функции осуществляются  в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009,  № 4);
Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43);
Федеральным законом «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»  от 26.12.2008 № 294-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 52);
Законом Санкт-Петербурга «Об архивном деле в Санкт-Петербурге» от 28.01.2009   № 23-16 (Информационный бюллетень Администрации Санкт-Петербурга, 2009, № 8);     
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти,  2007, № 20);
Приказом Министерства экономического развития Российской Федерации «О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»  от 26.12.2008 № 294-ФЗ» от 30.04.2009 № 141(зарегистрировано в Министерстве юстиции Российской Федерации 13.05.2009, № 13915, Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 52);
Постановлением Правительства Санкт-Петербурга «Об Архивном комитете Санкт-Петербурга» от 09.09.2008 № 1136 (Информационный бюллетень Администрации Санкт-Петербурга, 2008, № 10).   
  
1.4. Государственная функция исполняется бесплатно.

1.5. Конечным результатом исполнения  государственной функции является:
1.5.1. при проведении выездных плановых и внеплановых проверок организаций –
составление ежегодного плана проведения проверок (только в отношении планируемых проверок); 
составление актов проверок;
принятие решения Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (ЦЭПМК) Комитета в случаях, предусмотренных настоящим Регламентом;  
составление предписаний об устранении выявленных нарушений в сфере хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Санкт-Петербурга,  других архивных документов (далее – выявленные нарушения);
организация контроля за исполнением мероприятий по устранению выявленных нарушений.      
1.5.2. При проведении плановых документарных проверок организаций:
получение документов, используемых (создаваемых) при осуществлении деятельности в области делопроизводства и архивной работы;
организация контроля за устранением выявленных нарушений при  составлении, оформлении, ведении данных документов.

2. Требования к порядку исполнения государственной функции.

2.1. Порядок информирования  об исполнении государственной функции

2.1.1. Место нахождения Комитета:
Таврическая ул., д.39, Санкт-Петербург, 191015, тел. (812) 271-44-55,  факс (812) 271-75-61, Е-mail: karchiv@gov.spb.ru;
График работы Комитета:  понедельник – четверг с 9.00 до 18-00, пятница с 9.00 до 17.00; перерыв на обед с 13.00 до 13.48. Суббота, воскресенье – выходные дни.
Место нахождения государственных архивов Санкт-Петербурга:
1. Санкт-Петербургское государственное учреждение «Центральный государственный архив Санкт-Петербурга» (ЦГА СПб): Варфоломеевская ул., д.15, Санкт-Петербург, 192171, тел. (812) 560-68-68, факс (812) 560-95-23;
2. Санкт-Петербургское государственное учреждение «Центральный государственный архив историко-политических документов Санкт-Петербурга» (ЦГАИПД СПб): Таврическая ул., д.39, Санкт-Петербург, 191015, тел. (812) 271-41-09, факс (812)271-39-73;
3.  Санкт-Петербургское государственное учреждение «Центральный государственный архив научно-технической документации Санкт-Петербурга» (ЦГАНТД): 5-я Советская ул., д.33, Санкт-Петербург, 191036, тел. (812) 271-74-07, факс (812) 271-77-82;
4. Санкт-Петербургское государственное учреждение «Центральный государственный архив литературы и искусства Санкт-Петербурга» (ЦГАЛИ СПб): Шпалерная ул., д.34, Санкт-Петербург, 191123, (812) 271-53-97, факс (812) 272-53-97, E-mail: archlitart@mail/ru;
5. Санкт-Петербургское государственное учреждение «Центральный государственный архив кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга» (ЦГАКФФД СПб): Таврическая ул. д.39, Санкт-Петербург, 191015, тел. (812) 274-43-29; факс (812) 274-43-29, Е-mail: archive@photoarchive.spb.ru.
6. Государственное учреждение «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга» (ЦГАЛС СПб): Днепропетровская ул., д.9, литера А, Санкт-Петербург, 191119, тел. (812) 764-70-69, 572-12-57, факс (812) 572-12-57.
Место нахождения организаций учитывается в списках организаций – источников комплектования, которые ведутся всеми комплектующимися  государственными архивами в установленном порядке.

2.1.2. Исполнение государственной функции обеспечивается отделом комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства (далее – отдел комплектования) Комитета, тел. 271-41-07, 271-47-57.

2.1.3. Информация о Комитете, в том числе об исполнении государственной функции, размещена на  портале Администрации Санкт-Петербурга, раздел  – Архивный комитет Санкт-Петербурга:  www.gov.spb.ru;
электронный адрес Комитета: karchiv@gov.spb.ru

 2.1.4. Информация об исполняемой государственной функции предоставляется непосредственно в помещении Комитета, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на портале www.gov.spb.ru; информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:
 по телефонам Комитета;
 по письменным обращениям;
 по электронной почте Комитета: karchiv@gov.spb.ru;        
 по электронной почте отдела комплектования Комитета:         
 shesternina.@karchiv.gov.spb.ru;
 vorobyeva.@karchiv.gov.spb.ru.

 2.1.5. Консультирование осуществляется по всем вопросам, связанным с порядком проведения проверок.

 2.1.6. При ответах на телефонные звонки специалисты отдела  комплектования Комитета подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок;
       в случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде или назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы специалистов Комитета);
       при информировании посредством личного обращения специалист отдела комплектования Комитета обязан принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Комитета;
       при информировании по письменным обращениям  специалист Комитета обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения; ответ в четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления в  адрес заинтересованного лица;
       при информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении;
       все обращения рассматриваются в срок, не превышающий 30 дней с момента их поступления.

 2.1.7. Государственные архивы, привлекаемые для участия в проверках на планируемый период, информируются об их проведении в форме направления в их адрес ежегодного плана проведения проверок, утвержденного председателем Комитета. Копия плана направляется вместе с планом развития архивного дела в Санкт-Петербурге на планируемый период в сроки, установленные Регламентом Комитета.

2.1.8. Организации информируются об исполнении государственной функции в следующем порядке:
2.1.8.1. о плановых выездных проверках, в том числе с привлечением государственных архивов, –
путем размещения на портале Администрации Санкт-Петербурга в разделе Комитета утвержденного председателем Комитета ежегодного плана проведения проверок организаций;
путем направления в адрес организации копии распоряжения Комитета о   начале проведения проверки не позднее, чем за  три рабочих дня до ее начала; копия направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, иным доступным способом;
2.1.8.2. о внеплановых выездных проверках организаций-источников комплектования государственных архивов, в том числе с привлечением государственных архивов,
путем направления в адрес организации копии распоряжения Комитета   о начале проведения проверки не позднее, чем за три рабочих дня до ее начала; копия направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, иным доступным способом;
2.1.8.3. Внеплановые выездные проверки в отношении организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, проводятся только в случае обращений граждан в связи с нарушением их конституционных прав на  пенсионное обеспечение; информирование организаций о начале проведения проверок проводится в соответствии с пунктом 2.1.8.2. Регламента.

2.2. Сроки исполнения государственной функции

2.2.1. Выездные плановые проверки в отношении одной организации проводятся не чаще чем один раз в три года. Срок проведения проверки  организации – в течение одного рабочего дня.

2.2.2. Выездные внеплановые проверки проводится в случае невыполнения (истечения) сроков устранения выявленных нарушений. Срок проведения проверки организации по данным основаниям аналогичен сроку, установленному пунктом 2.2.1 Регламента.

2.2.3. Срок проведения плановых документарных проверок не может превышать 20 рабочих дней (с учетом двух мотивированных запросов Комитета о представлении в его адрес документов и их получением).

2.3. Перечень оснований для отказа в исполнении 
государственной функции
2.3.1. Не подлежат рассмотрению следующие обращения граждан в связи с нарушением их конституционных прав на пенсионное обеспечение:  
обращения, в которых не указаны фамилия, имя, отчество, почтовый адрес заявителя;
обращения, в которых употребляются нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы.
2.3.2. Данные обращения не могут служить основанием для проведения внеплановой выездной проверки организации.

3.  Административные процедуры.
Описание последовательности действий при исполнении  государственной функции

3.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

3.1.1. Организация плановых выездных проверок организаций:
составление ежегодного плана проведения проверок и утверждение его председателем Комитета;
включение в годовой план работы ЦЭПМК Комитета рассмотрение вопросов о результатах проверок организаций, включенных в ежегодный план проведения проверок Комитета с приглашением на заседание ЦЭПМК работников организаций, ответственных за состояние делопроизводства и архивного дела;
организация работы по подготовке проекта распоряжения, являющегося основанием для проведения проверок; информирование всех участников взаимодействия о планируемых проверках;
проведение проверок, оформление их результатов;
организация контроля за выполнением мероприятий по устранению выявленных нарушений. 

3.1.1.1. Составление проекта ежегодного плана проведения проверок и утверждение его председателем Комитета:
3.1.1.1.1. основанием для составления проекта ежегодного плана проведения проверок и его утверждения председателем Комитета является анализ состояния работы государственных архивов с организациями, проведенный специалистами отдела комплектования Комитета в октябре месяце года, предшествующего планируемому периоду, и подготовка на основании проведенного анализа предложений  в ежегодный план проведения проверок организаций; при подготовке предложений учитывается мнение государственных архивов, осуществляющих курирование организаций в соответствии с профилем комплектования каждого их них;
3.1.1.1.2.  на основании поступивших предложений начальником отдела комплектования Комитета составляется проект ежегодного плана проведения проверок, который представляется на согласование заместителю председателя Комитета, при наличии замечаний в него вносятся необходимые  изменения и уточнения;
3.1.1.1.3. окончательный вариант проекта плана проведения проверок представляется на утверждение председателя Комитета и утверждается им в порядке, установленном Регламентом Комитета;
3.1.1.1.4. должностными лицами, ответственными за подготовку предложений в ежегодный план проведения проверок, являются архивисты отделов комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства (далее – отделы комплектования) государственных архивов, специалисты отдела комплектования Комитета; за составление проекта плана – начальник отдела комплектования Комитета; 
3.1.1.1.5. время выполнения процедур, предусмотренных пунктами 3.1.1.1.1. – 3.1.1.1.3., устанавливается в пределах сроков, предусмотренных разделом Регламента Комитета о планировании работы Комитета;
3.1.1.1.6. критериями для принятия решения при составлении проекта ежегодного плана проведения проверок и его утверждения председателем Комитета являются основания его подготовки, требования к составлению, оформлению и порядку представления плана на утверждение, установленные Регламентом и Инструкцией по делопроизводству Комитета;
3.1.1.1.7. утвержденный председателем Комитета ежегодный план проведения проверок  направляется в Прокуратуру Санкт-Петербурга до 1 ноября года, предшествующего планируемому периоду, в электронном виде и на бумажном носителе; 
3.1.1.1.8. при включении запланированных Комитетом проверок в сводный ежегодный план проведения плановых проверок Прокуратурой Санкт-Петербурга проводится размещение ежегодного плана проверок Комитета на портале Администрации Санкт-Петербурга в разделе Архивного комитета Санкт-Петербурга;
3.1.1.1.9. утвержденный ежегодный план проведения проверок направляется в государственные архивы вместе с годовым планом развития архивного дела в Санкт-Петербурге в сроки и порядке, установленном Регламентом Комитета.
3.1.1.1.10. контроль за выполнением административного действия осуществляется начальником отдела комплектования Комитета на стадии подготовки предложений при формировании и подготовке проекта плана, при согласовании подготовленного проекта плана – заместителем председателя Комитета, его утверждении – председателем Комитета;
3.1.1.1.11. результатом административного действия является подготовленный в установленном порядке и утвержденный председателем Комитета ежегодный план проведения проверок.

3.1.1.2. Включение в годовой план работы ЦЭПМК Комитета рассмотрения вопросов о результатах проверок организаций, включенных в ежегодный план проведения проверок Комитета, с приглашением на заседание ЦЭПМК работников организаций, ответственных за состояние делопроизводства и архивного дела:
3.1.1.2.1. основанием для выполнения административного действия является утвержденный председателем Комитета ежегодный план проведения проверок. 
Рассмотрению на ЦЭПМК подлежат результаты проверок только тех организаций, которые систематически нарушают установленные обязательные требования в сфере хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, не исполняют предписания Комитета, государственных архивов в данной сфере;
3.1.1.2.2. должностным лицом, ответственным за выполнение административного действия, является специалист отдела комплектования, секретарь  ЦЭПМК Комитета, который представляет подготовленный проект плана работы ЦЭПМК с предложениями согласно пункту 3.1.1.2.1. настоящего Регламента на согласование и утверждение председателю ЦЭПМК Комитета, заместителю председателя Комитета (проект представляется в декабре года, предшествующего планируемому периоду);
3.1.1.2.3.  в проект плана вносятся уточнения и исправления – при необходимости; 
3.1.1.2.4. окончательный вариант проекта плана работы ЦЭПМК Комитета повторно вносится на утверждение председателю ЦЭПМК, заместителю председателя Комитета;
3.1.1.2.5. Время выполнения процедур, предусмотренных пунктами 3.1.1.2.1. – 3.1.1.2.4. устанавливается в пределах сроков, предусмотренных  Регламентом работы ЦЭПМК Комитета.
3.1.1.2.6. критериями для принятия решения при составлении проекта  плана работы ЦЭПМК Комитета и его утверждении председателем ЦЭПМК, заместителем председателя Комитета, являются задачи и функции, определенные Положением о ЦЭПМК Комитета, нормативные требования к составлению, оформлению и порядку представления плана на утверждение, установленные Регламентом работы ЦЭПМК и Инструкцией по делопроизводству Комитета;
3.1.1.2.7.  утвержденный план проведения проверок направляется в государственные архивы вместе с годовым планом развития архивного дела в Санкт-Петербурге в сроки и порядке, установленном Регламентом Комитета;
3.1.1.2.8. контроль за подготовкой предложений в проект плана работы ЦЭПМК осуществляется начальником отдела комплектования Комитета,  при согласовании и утверждении подготовленного проекта плана – председателем ЦЭПМК, заместителем председателя Комитета;
3.1.1.2.9. результатом административного действия является подготовленный в установленном порядке и утвержденный председателем ЦЭПМК Комитета план работы ЦЭПМК Комитета с предложениями согласно пункту  3.1.1.2.1. настоящего Регламента.

3.1.1.3. Организация работы по подготовке проекта распоряжения Комитета, являющегося основанием для проведения проверок;
информирование всех участников взаимодействия о планируемых проверках:
3.1.1.3.1. основанием для выполнения административного действия является утвержденный председателем Комитета ежегодный план проведения проверок;
3.1.1.3.2.  должностными лицами, ответственными за подготовку проекта  распоряжения  Комитета о  начале проведения проверки в соответствии с утвержденным планом  проведения проверок, являются специалисты отдела комплектования; распоряжение готовится в отношении предстоящей проверки по каждой организации отдельно;
3.1.1.3.3. порядок подготовки, проведение  согласования и подписания подготовленного проекта распоряжения председателем Комитета осуществляются в порядке и сроки, установленные Регламентом Комитета; форма распоряжения с указанием позиций, обязательных при его составлении,  приводится в приложении № 1 к настоящему Регламенту.
3.1.1.3.4 копия распоряжения, подготовленного в установленном порядке не позднее, чем за три рабочих дня до начала проведения проверки, направляется а адрес организации заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, иным доступным способом;
3.1.1.3.5. в том случае, если к проведению проверки привлекаются государственные архивы, копия распоряжения Комитета о начале проведения проверки направляется в соответствующий государственный архив в сроки, установленные пунктом 3.1.1.3.4. настоящего Регламента.
3.1.1.3.6. критериями для принятия решения при подготовке проекта  распоряжения Комитета являются нормативные требования к составлению, оформлению, порядку представления и согласования проекта распоряжения, установленные Регламентом и Инструкцией по делопроизводству Комитета;
 3.1.1.3.7. контроль за подготовкой проекта распоряжения осуществляется начальником отдела комплектования Комитета, при согласовании подготовленного проекта - заместителем председателя Комитета; при утверждении проекта распоряжения – председателем Комитета;
3.1.1.3.8. результатом административного действия является подготовленное в установленном порядке и утвержденное председателем Комитета распоряжение Комитета.

3.1.1.4. Проведение проверок, оформление их результатов:
3.1.1.4.1. основанием для выполнения административного действия является распоряжение Комитета о проведении проверки; проверка проводится в составе и в соответствии с целями, определенными в распоряжении Комитета, при наличии у должностных лиц, участвующих в проверке, копий распоряжения Комитета об ее проведении и настоящего Регламента;
3.1.1.4.2. должностные лица, ответственные за проведение проверки и оформление ее результатов, устанавливаются в распоряжении Комитета о проведении проверки;
3.1.1.4.3. срок проведения проверки не может превышать одного рабочего дня;
3.1.1.4.4.  по результатам проведения проверки составляется акт (в двух экземплярах) по форме согласно приложению № 2 к настоящему Регламенту. Акт может быть составлен сразу же после завершения проверки. При необходимости согласования позиций должностных лиц, участвовавших в проверке, срок его составления и  подписания  составляет один месяц;
3.1.1.4.5. при выявлении нарушений составляется предписание (в двух экземплярах) согласно приложению № 3 настоящего Регламента с установлением сроков их устранения; сроки подготовки предписания аналогичны тем, которые установлены для акта согласно пункту 3.1.1.4.4.
3.1.1.4.6.  акт и предписание (при их составлении в течение месяца) направляются с сопроводительным письмом в адрес организации заказным почтовым отправлением в течение одного рабочего дня после их подписания должностными лицами, участвовавшими в   проверке, с уведомлением о вручении; или вручаются лично под роспись уполномоченным должностным лицом, участвовавшим в проверке. Вторые экземпляры акта и предписания остаются в Комитете.
 3.1.1.4.7.  при рассмотрении вопроса о результатах проверки на ЦЭПМК Комитета согласно пункту  3.1.1.2.1. Регламента специалистом Комитета, принимавшим участие в проведении проверки, организуется работа по приглашению должностных лиц, ответственных за делопроизводство и архивную работу, на ближайшее заседание ЦЭПМК Комитета, которое будет проводиться после проверки;
3.1.1.4.8. процедуры по подготовке решения ЦЭПМК о результатах проведения проверки организации с учетом выступления приглашенных должностных лиц, обсуждению, утверждению решения комиссии выполняются  в порядке и сроки, установленные  Регламентом работы ЦЭПМК Комитета. 
 3.1.1.4.9. критериями для принятия решения при выполнении административного действия являются цели проверки, определенные в распоряжении Комитета об ее проведении, анализ результатов проверки с учетом выявленных нарушений при составлении акта и предписания; при  утверждении решения ЦЭПМК Комитета - статьи Положения и Регламента работы ЦЭПМК Комитета;
 3.1.1.4.10. контроль за проведением проверок и оформлением их результатов осуществляется начальником отдела комплектования Комитета, при согласовании подготовленных по  результатам проверок  документов - заместителем председателя Комитета;
3.1.1.4.11. результатом административного действия являются подготовленные в установленном порядке акт проверки и предписание – при выявлении нарушений.

3.1.1.5. Организация контроля за выполнением перечня мероприятий по устранению выявленных нарушений: 
3.1.1.5.1. основанием для выполнения административного действия является факт завершения проверки и выявление нарушений;
3.1.1.5.2. должностными лицами, ответственными за организацию контроля по устранению выявленных нарушений, являются специалисты отдела комплектования Комитета; они вносят необходимую информацию о контроле организаций в контрольно-справочную картотеку, ведущуюся в отделе, и отслеживают устранение выявленных нарушений в установленные сроки;
3.1.1.5.3. при необходимости проводится информирование организаций о приближении сроков устранения выявленных нарушений в форме писем, направляемых в их адрес по почте, напоминанием в устной форме по  телефону;
3.1.1.5.4. при неустранении в срок выявленных нарушений организуются внеплановые выездные проверки, привлечение к административной ответственности должностных лиц в соответствии с действующим законодательством и учетом объективных причин, повлекших за собой невыполнение мероприятий по устранению выявленных нарушений;
3.1.1.5.5. критериями для принятия решения при выполнении административного действия являются требования действующего законодательства в области архивного дела;
 3.1.1.5.6. контроль за выполнением административного действия осуществляется начальником отдела комплектования Комитета;
3.1.1.5.7. результатом административного действия являются проведенные в проверяемых организациях мероприятия по устранению выявленных нарушений; при невыполнении данных мероприятий – составленные в установленном порядке протоколы об административных правонарушениях, направленные в адрес мировых судей Санкт-Петербурга, или планирование и проведение внеплановых выездных проверок.

3.1.2. Организация плановых документарных проверок организаций:
составление ежегодного плана проведения проверок и утверждение его председателем Комитета;
организация работы по подготовке проекта распоряжения Комитета, являющегося основанием для проведения проверок; информирование всех участников взаимодействия о планируемых проверках;
проведение проверок, оформление их результатов;
3.1.2.1. Составление ежегодного плана проведения проверок и утверждение его председателем Комитета 
Последовательность административных действий осуществляется в соответствии с пунктами 3.1.1.1.1. – 3.1.1.1.11. настоящего Регламента.
3.1.2.2. Организация работы по подготовке проекта распоряжения Комитета, являющегося основанием для проведения проверок; информирование всех участников взаимодействия о планируемых проверках
3.1.2.2.1. Последовательность административных действий осуществляется в соответствии с пунктами 3.1.1.3.1. – 3.1.1.3.8. настоящего Регламента с изложением пункта 3.1.1.3.4. Регламента в следующей редакции:
Комитетом готовится мотивированный запрос о представлении организацией необходимых документов в адрес Комитета, одновременно с этим запросом в  организацию направляется копия распоряжения Комитета о проверке.

3.1.2.3. Проведение проверок, оформление их результатов:
3.1.2.3.1. основанием для выполнения административного действия является мотивированный запрос в адрес организации о представлении ею необходимых документов в  Комитет и распоряжение Комитета о проведении проверки; проверка проводится по месту нахождения Комитета;
3.1.2.3.2. должностные лица, ответственные за проведение проверки и оформление ее результатов, устанавливаются в распоряжении Комитета о проведении проверки;
3.1.2.3.3. документы, которые организация должна представить в Комитет, направляются в его адрес в течение десяти дней с момента поступления запроса Комитета в организацию;
3.1.2.3.4. при выявлении ошибок в их составлении, оформлении, некомплектности Комитет информирует об этом организацию любым доступным способом;
3.1.2.3.5. представление исправленных вариантов документов в Комитет проводится в срок, установленный пунктом 3.1.2.3.3. или ранее, если организация готова к устранению выявленных нарушений  менее чем в течение десяти дней;
3.1.2.3.6. при не устранении выявленных нарушений Комитет вправе организовать плановую или внеплановую выездную проверку.
3.1.2.3.7. критериями для принятия решения при выполнении административного действия являются цели проверки, определенные в распоряжении Комитета об ее проведении, анализ результатов проверки с учетом выявленных нарушений;
 3.1.2.3.8. контроль за проведением проверок осуществляется начальником отдела комплектования Комитета; при информировании о ходе их проведения - заместителем председателя Комитета;
3.1.2.3.9. результатом административного действия являются запрашиваемые Комитетом документы, подготовленные организациями в установленном порядке; при их представлении с нарушением действующих нормативных требований к составлению, непредставлении документов в запрашиваемые сроки – планирование проведения плановой или внеплановой выездной проверки.

3.1.3. Организация внеплановых выездных проверок организаций:
3.1.3.1. Основаниями для их проведения в отношении организаций-источников комплектования государственных архивов являются –
истечение срока выполнения ранее выданного Комитетом предписания об устранении выявленных нарушений;
обращения граждан в связи с нарушением их конституционных прав на пенсионное обеспечение.
3.1.3.2.  Основаниями для их проведения в отношении организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, являются только обращения граждан в связи с нарушением их конституционных прав на пенсионное обеспечение.
 3.1.3.3. Административные действия, которые осуществляются в связи с их проведением, аналогичны тем, которые установлены для плановых выездных проверок в соответствии с пунктами 3.1.1.3. – 3.1.1.4.  Регламента, с уточнением пункта 3.1.1.3.2. Регламента в следующей редакции –
 3.1.1.3.2.  должностными лицами, ответственными за подготовку проекта  распоряжения Комитета о  начале проведения внеплановой выездной проверки, являются специалисты отдела комплектования; проект распоряжения о проверке готовится  не позднее,  чем за три дня до ее начала. 

3.2. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений
3.2.1. Порядок и формы  контроля за совершением действий и принятием решений определяются Регламентом Комитета.
3.2.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции и принятием решений, осуществляет начальник отдела комплектования Комитета.

3.3. Порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц и решений, принятых в ходе исполнения государственной функции.
3.3.1. Организации имеют право на обжалование действий (бездействия) должностных лиц Комитета, участвующих в исполнении государственной функции.
3.3.2. Жалобы могут быть поданы в устной или письменной форме.
3.3.3. В устной форме жалобы рассматриваются по общему правилу в ходе личного приема.
3.3.4. Письменная жалоба может быть подана в ходе личного приема в соответствии с графиком личного приема, либо направлена по почте.
3.3.5. В письменной жалобе указываются:
наименование органа, в который направляется письменная жалоба;
наименование государственного архива или организации, от которого поступила жалоба;
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
суть жалобы, т.е. требования подающего жалобу, и основания, по которым заявитель считает решение или действие должностного лица по соответствующему вопросу неправильным;
должность, подпись заявителя, дата.
3.3.6. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации.
3.3.7. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
3.3.8. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.
3.3.9. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана  в Администрацию Губернатора Санкт–Петербурга, вице – губернатору, курирующему Комитет.

Приложение 1
Приложение 2
Приложение 3

       Для проведения публичного обсуждения в соответствии с Постановлением Правительства Санкт-Петербурга  "О Временном порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг) исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга" от 02.04.2009 № 370 и  Постановлением Правительства Санкт-Петербурга "О порядке  проведения публичного обсуждения проектов административных регламентов" от 24.08.2009 № 953 представлен проект административного регламента  по предоставлению государственной услуги, разработанный  Архивным комитетом Санкт-Петербурга:
«Экспертиза ценности документов на стадии формирования Архивного фонда Санкт-Петербурга»
     Начало обсуждения  - 02.12.2009 г.,    завершение обсуждения  - 15.12.2009 г.
     В обсуждении проекта административного регламента могут принимать участие физические и юридические лица. 
     В письменном  обращении в обязательном порядке указывается наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество физического лица,  от которых  поступают замечания или предложения к проекту административного регламента, а также почтовый адрес или адрес электронной почты заявителя.
     Замечания и предложения к проекту административного регламента, поступившие после завершения срока проведения публичного обсуждения проекта, рассмотрению  не подлежат.
    Письменные  замечания и предложения к проекту административного регламента направляются на официальный адрес электронной почты Архивного комитета:   karchiv@gov.spb.ru

 УТВЕРЖДЕН
распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга
от __________№ _________