Ежегодно, собираясь для обсуждения итогов прошедшего года и планов развития нашей отрасли в ближайшей перспективе, мы ставим перед собой задачу максимально более широкого вовлечения коллег не только из подведомственных учреждений, но и из иных организаций в рассмотрение волнующего нас всех круга вопросов. Как вы понимаете, сфера деятельности архивных учреждений достаточно специфическая и, на поверхностный взгляд, весьма узкая, но, тем не менее, она затрагивает интересы большого круга лиц – в первую очередь – пользователей архивных документов, а также – организаций – источников комплектования архивов, поэтому каждый год мы стараемся расширять число участников итоговой коллегии Архивного комитета и рады сегодня всех приветствовать в этом зале.

Надеюсь, вы помните, что 2012 год был юбилейным для архивной службы нашего города – мы отметили 90 лет со дня ее создания. Это стало поводом для подведения в широком смысле итогов деятельности архивистов за столь продолжительный период и позволило, как это обычно бывает, осмыслить все достижения и недоработки, продумать новации на пути нашего дальнейшего развития.

Хочу напомнить, что государственную архивную службу Санкт‑Петербурга представляют семь государственных казенных учреждений – центральных государственных архивов города, а также Лаборатория обеспечения сохранности документов, Техническая дирекция и Централизованная бухгалтерия государственных архивных учреждений Санкт‑Петербурга.

На 1 января 2013 года государственные архивы обеспечивают сохранность десяти миллионов восемьсот семидесяти пяти тысяч единиц хранения, в том числе шестисот тридцати тысяч аудиовизуальных документов. Вы вероятно заметили сокращение общего объема дел Архивного фонда Санкт‑Петербурга, это не должно ни кого пугать, мы ничего не утратили, уменьшение происходит за счет внутриархивных работ в архиве историко-политических документов, специалисты занимаются научно-технической обработкой Коллекции учетных партийных документов 1917-1926 годов и происходит объединение дел в соответствии с правилами учета партийных документов, рекомендованными Росархивом. Эта работа будет также продолжена в этом году.

Архивная деятельность достаточно консервативна и её развитие происходит в рамках основных направлений работы государственных архивов –обеспечения сохранности документов, государственного учета, формирования Архивного фонда, организации всестороннего использования документов, развития научно-справочного аппарата. Об основных итогах нашей работы в 2012 году мне бы и хотелось сегодня рассказать.

На функционирование архивной отрасли в 2012 году было выделено 297 миллионов рублей. Традиционно, большая часть средств выделяемых бюджетом идет на заработную плату, выплату необходимых начислений, оплату коммунальных услуг. 78 миллионов из них мы использовали на развитие материально-технической базы подведомственных Архивному комитету учреждений, которое является важнейшим условием создания оптимальных условий хранения архивных документов.

В числе мероприятий, направленных на создание нормативных условий, обеспечивающих постоянное хранение архивных документов, наиболее значимыми в 2012 году были: завершение работ по обеспечению пожарной безопасности в архивохранилищах архивного центра на Таврической ул., д. 39 с монтажом автоматизированной системы управления противопожарными клапанами и заменой на огнезащитные всех дверей в архивохранилищах; устройство современной системы вентиляции и кондиционирования и монтаж автоматической установки газового пожаротушения с использованием газа Novec в архивохранилищах архива фотодокументов.

В течение года выполнены ремонтные и регламентные работы на сумму свыше 14 миллионов 900 тысяч рублей.      

Мероприятия, направленные на эффективное расходование энергетических ресурсов и воды, позволили в 2012 году сэкономить потребление энергетических ресурсов и воды более чем на 3%.

В истекшем году в тесном сотрудничестве с Комитетом по строительству Архивный комитет продолжил контроль за ходом строительства нового архивного центра для Центрального государственного архива и Лаборатории обеспечения сохранности документов на ул. Антонова-Овсеенко, уч. 1. На объекте выполнены работы на 349 миллионов 300 тысяч рублей. В соответствии с Адресной инвестиционной программой на 2013 год на продолжение строительства запланировано 407 миллионов 400 тысяч рублей. Этих средств достаточно, чтобы до конца текущего года завершить строительные работы на объекте и в первом квартале 2014 года провести пусконаладочные работы.

         В 2012 году для расширения площадей для хранения документов Архивный комитет получил в оперативное управление здание по адресу: Тамбовская улица, дом 17, общей площадью 3970, 0 кв. м. Для подготовки здания под цели постоянного хранения документов требуется проведение капитального ремонта с немалыми финансовыми вложениями. В 2012 году нам удалось выполнить проектную документацию на проведение капитального ремонта здания и его оснащение. В настоящее время объявлен открытый аукцион в электронной форме на проведение первого этапа капитального ремонта, в ходе которого запланированы работы по демонтажу старых межэтажных перекрытий и кровли здания с полной их заменой. Кроме того необходимо осуществить мероприятия по укреплению фундаментов с монтажом армированной фундаментной плиты.

В 2011 году мы проинформировали Вас о запуске Центра обработки данных для архивов Санкт‑Петербурга, однако в полную силу он так и не заработал, что справедливо вызывает нарекания архивистов к деятельности Санкт‑Петербургского информационно-аналитического центра (далее - СПб ИАЦ). Мы планировали в 2012 году запустить ЦОД в действие, тем самым обеспечить внутриведомственное и внутригородское взаимодействие информационных систем, более стабильное пополнение и использование Государственной информационной системы «Государственные архивы Санкт‑Петербурга» (далее – ГИС). Однако работы по подключению ЦОД к каналам связи и работы по установке необходимого программного обеспечения и настройке оборудования не были завершены, что значительно осложнило выполнение плановых заданий государственных архивов. Причины произошедшего и пути выхода из создавшейся ситуации в своем выступлении осветит председатель Комитета по информатизации и связи Громов Иван Александрович.

Далее вернусь к освещению непосредственной деятельности подведомственных учреждений Архивного комитета и коротко остановлюсь на итогах работ государственных архивов по улучшению физического состояния архивных документов в истекшем году.

Объемные показатели этой работы Вы видите на экране в таблице. Основной комплекс работ по реставрации документов на бумажной основе осуществлялся силами нашей Лаборатории, в небольшом объеме реставрация проведена в лаборатории наших коллег из Российского государственного исторического архива. Реставрация фотодокументов была выполнена в Лаборатории архива фотодокументов. В процессе комплексного обследования архивных документов, поступающих на реставрацию, проводилась их дезинфекция. В архивах осуществлялись и другие традиционные консервационные мероприятия: переплет дел, перевод фотодокументов на негорючую основу.

По результатам этих работ улучшено физическое состояние 14 тысяч 300 дел, из которых 11 с половиной тысяч - фотодокументы.

Как Вы знаете, создание страхового фонда и фонда пользования на особо ценные документы является одним из основных направлений работы по обеспечению их сохранности. Микрофильмирование документов на бумажной основе выполняются Лабораторией государственных архивов, а фотокопирование лабораторией архива фотодокументов.

Показатель, которого мы достигли к 2013 году это более 80% особо ценных дел, на которые создан страховой фонд. Это достаточно высокий показатель, учитывая факты его создания, связанные с трудностями финансового характера в 90-е годы, отсутствие необходимой для качественного исполнения работ техники и профессиональной подготовки специалистов. Несмотря на это в последние годы мы добились стабильного выполнения Лабораторией государственных архивов плановых показателей по созданию страхового фонда.

Мы надеемся, что после перевода нашей лаборатории в новое здание, будут значительно расширены её возможности за счет более современного технического оснащения, и это позволит нам быстрее улучшать физическое состояние архивных документов и создать страховой фонд на все учтенные особо ценные документы и перейти к этапному микрофильмированию на вновь выявляемые.

Понимая, что наиболее эффективным способом создания фонда пользования является создание электронных копий подлинных, наиболее востребованных архивных документов, как архивами, так и сторонними организациями в рамках развития ГИС продолжались работы по сканированию документов. За год было переведено в электронный вид более 6 тысяч дел. Это наиболее востребованные пользователями документы Петроградской городской управы по застройке исторической части Санкт‑Петербурга, метрические книги церквей Санкт‑Петербурга, Петербургской губернии, костелов городов России за 1737-1918 годы, Ленинградского обкома профсоюза работников искусств – СОРАБИС, наградные документы по медали «За оборону Ленинграда», научно-техническая документация Главного архитектурно-планировочного управления Исполкома Ленгорсовета и фотодокументы позитивного фонда ЦГАКФФД СПб. Создание электронного фонда пользования уже сейчас значительно облегчило работу читальных залов ЦГИА СПб и ЦГАКФФД СПб, позволило исключить выдачу подлинных документов, тем самым обеспечив им более длительную жизнь. К сожалению, в других архивах использовать электронные копии пока практически невозможно, по причинам как плохой работы ЦОД, так и небольшого объема отсканированных документов.

Всего для целей использования было выдано 156 тысяч дел и только 6 с половиной тысяч из фонда пользования. Нашей задачей должно стать изменение такого соотношения.

Одним из важнейших элементов обеспечения сохранности документов является их государственный учет, которому архивы традиционно уделяют достаточно серьезное внимание. В целях совершенствования системы государственного учета перерабатывались порядок и схемы учета архивных документов, продолжалась выверка учетных документов первичного и централизованного учета. Проведена паспортизация государственных архивов и архивов музеев и библиотек, подведомственных Комитету по культуре.

К сожалению, до сих пор полностью не осуществлен переход на ведение автоматизированного учета документов в версии 4.3 программного комплекса «Архивный фонд» и версии 3 «Фондового каталога» по причинам недоработки серверного оборудования в архивном центре и ошибок самого программного продукта. Тем не менее, работа по ведению баз данных «Архивный фонд» в предыдущих версиях, осуществляемая в государственных архивах, продвигается, так на 1 января 2013 года введена информация по 12-ти с половиной тысячи фондов (из 15 тысяч хранящихся). В ближайший период мы должны осуществить переход от ручного подсчета количества фондов, описей, дел, каталогов и т.д. к автоматизированному учету.

 Формирование Архивного фонда является еще одним важнейшим направлением нашей деятельности. И во многом зависит от организации взаимодействия с иными органами государственной и муниципальной власти, учреждениями – источниками комплектования государственных архивов города.

По состоянию на 1 января 2013 года в списках организаций-источников комплектования государственных архивов числится 1177 организаций, из которых 629 – негосударственные.

За 2012 год список источников комплектования государственных архивов пополнился семью новыми организациями. Из них особо хочется отметить Федеральное государственное унитарное предприятие «Научно-исследовательский институт электрофизической аппаратуры имени Д.В.Ефремова», которое с 1978 года участвует в международном проекте экспериментального термоядерного реактора-ТОКАМАКа, и его проектные, конструкторские разработки будут значимым пополнением Архивного фонда Санкт‑Петербурга. Вторая, не менее интересная для нас организация – это Федеральное государственное бюджетное учреждение «Государственный комплекс «Дворец конгрессов» Управления делами Президента Российской Федерации, документация которого отражает обеспечение мероприятий, проводимых с участием Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, иностранных делегаций; организацию выставок, ярмарок, аукционов, конкурсов, фестивалей, театральных и художественных концертных программ.

Несмотря на нехватку площадей архивохранилищ, удалось обеспечить высокие показатели по приему на государственное хранение архивных документов и активизировать работу по их упорядочению. Общий объем по всем категориям поступившей в архивы документации составил 105 тысяч единиц хранения, что на 128% превысило аналогичный показатель 2011 года. При этом документы по личному составу, управленческая документация и фотодокументы составили наибольший объем принятых документов.

Упорядочение всех видов архивных документов проведено с перевыполнением, наиболее значительный объем внесен в утвержденные описи управленческой документации - 255 тыс. единиц хранения.

В декабре 2012 года завершена проверка архивов исполнительных органов государственной власти, в том числе Комитета финансов, результатом которой стало проведение экспертизы ценности документов районных управлений данного Комитета. Было проведено обследование состояния хранения документов в 16 районных управлениях Комитета финансов; определен состав документов, подлежащих постоянному хранению, планируется проведение работы по их упорядочению и подготовке к передаче на хранение в ЦГА СПб.

В основном подходит к концу подготовка к передаче на государственное хранение отделов образования и здравоохранения Администраций районов. При этом вызывает недоумение тот факт, что администрации Адмиралтейского и Василеостровского районов, а также Санкт‑Петербургское государственное бюджетное учреждение здравоохранения «Медицинский информационно-аналитический центр» (МИАЦ), подведомственный Комитету по здравоохранению, не выполнили ни одного предписания Архивного комитета.

Пользуясь случаем, обращаем внимание Комитета по здравоохранению на проблему резерва свободных площадей в объединенном ведомственном архиве, находящемся в структуре МИАЦ. Достаточно сказать, что в настоящее время в наш Архив документов по личному составу уже поступили на хранение архивные документы медицинских учреждений, имеющих архивные фонды в объединенном ведомственном архиве, именно по причине отсутствия в нем свободных площадей. Формирование неделимых фондов документов этих организаций в целях соблюдения единых принципов их учета, хранения и использования невозможно без выделения дополнительных площадей архиву.

По-прежнему остро стояла проблема обеспечения сохранности архивных документов организаций, прекративших финансово-хозяйственную деятельность и бросивших свои документы. Мы предпринимаем попытки розыска таких документов, ярким примером стало обнаружение документов по личному составу ОАО «Автомедон», правопреемника таксомоторного объединения № 1, после которого удалось приостановить завершение конкурсного производства и заставить конкурсного управляющего организовать упорядочение и передачу в ЦГАЛС СПб документов по личному составу предприятия.      Несколько иная ситуация сложилась с документами постоянного хранения и по личному составу ОАО «Ленкнига» и подведомственных ему предприятий, где упорядочение документов пришлось проводить за счет средств бюджета, в целях защиты социальных интересов граждан, в течение многих лет лишенных возможности получения архивных справок. Но подобное отношение руководителей организаций как бывших, так и действующих говорит о пренебрежительном отношении к правам граждан.

В соответствии с планом проведения проверок юридических лиц в 2012 году проведено 25 проверок в организациях – источниках комплектования государственных архивов. Как показал анализ проведения работы по реализации выданных по итогам проверок предписаний, срок исполнения которых закончился в отчетном периоде, выявленные нарушения устранены в 13 организациях.

На нашем заседании будет предоставлено слово для выступления представителю муниципальных образований Санкт‑Петербурга. На сегодняшний день в списке организаций-источников комплектования ЦГА СПб состоят на учете все 111 муниципальных образований Санкт‑Петербурга.  Мы проанализировали их работу по обеспечению сохранности, упорядочению архивных документов и соблюдению требований Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Упорядочение архивных документов проведено в 85 муниципальных образованиях, что составляет 76 % от их списочного состава, но только 63 % от общего количества муниципальных образований участвовали в паспортизации ведомственных архивов, которая проводилась в этом году в соответствии с Регламентом. Не могу не остановиться также на проблеме соблюдения некоторыми муниципальными образованиями нормативных сроков хранения документов. К сожалению, в истекшем году мы несколько раз сталкивались с угрозой уничтожения архивных документов, отложившихся в процессе осуществления деятельности органов местного самоуправления за предшествующие созывы, начиная с 1990-х годов со стороны должностных лиц вновь приступивших к своей деятельности. Приходится также констатировать, что случаи утраты архивных документов после сложения полномочий муниципальных советов уже встречались в практике работы архивистов. В этой связи обращаем внимание участников нашего собрания на недопустимость подобных действий; за уничтожение архивных документов предусматривается ответственность должностных лиц в соответствии с действующим законодательством. Надеемся, что не это, а понимание важности сохранения документов муниципальной ветви власти, как интереснейшего источника новейшей истории страны, станет для руководителей этих органов более серьезным основанием для совместной работы с архивами.

И, наконец, все, о чем шла речь выше: развитие материально-технической базы архивной отрасли, решение задач обеспечения сохранности документов и проблем комплектования, лежит в основе успешной реализации главной задачи деятельности архивных учреждений - обеспечение доступа пользователей к информационным ресурсам, сосредоточенным в хранилищах государственных архивов и организация их всестороннего использования.

         В 2012 году в читальные залы архивов обратилось 2 тысячи 200 исследователей, которые посетили архивы более 13 тысяч раз и получили для работы более 35 тысяч дел. Основная нагрузка по этому направлению работ приходится на 2 архива: ЦГА СПб и ЦГИА СПб. Вместе они обслуживают 60% пользователей. Из-за большого количества желающих заниматься в читальных залах архивов существует запись на их посещения. Рост в современном обществе интереса к истории своей семьи, рода вызвал увеличение числа непрофессиональных исследователей, обращающихся в читальные залы архивов и имеющих весьма поверхностные знания как о методах работы, так, порой, и об исторических процессах. Памятки, рекомендации по поиску документов, разрабатываемые в архивах для помощи таким исследователям, статьи в СМИ и лекции по данному вопросу сотрудников лишь отчасти снимают проблему. Регламентация времени посещения читального зала, ограничение количества выдаваемых дел не только не решают задачу в целом, но и создают дополнительные конфликтные ситуации с пользователями. Одним из эффективных путей разгрузить работу читальных залов и отделов обеспечения сохранности, на наш взгляд, стало бы увеличение темпов сканирования архивных дел и предоставление пользователям возможности просматривать заказанные дела через удаленный доступ, так сказать, в «виртуальном» читальном зале».

Более затратным во всех отношениях решением может стать пересмотр времени работы читальных залов. Такой вариант развития событий мы также рассматриваем, и будем обращаться к городским властям с просьбой об увеличении штатной численности наших учреждений.

В 2012 г. стабильно высоким оставалось количество поступающих запросов социально-правового и тематического характера. (таблица исполнение запросов). Тенденцией прошлого года стало увеличение числа запросов по эвакуации, связанных с появлением новых льгот для жертв нацизма, а также о выявлении документов, подтверждающих изъятие церковного имущества, исполнение которых в силу особенностей документирования данных процессов, чрезвычайно трудозатратно, требует высокой квалификации архивных работников и просмотра большого количества дел. Несмотря на то, что расширяется круг источников по получению информации о местах хранения документов, особенно в сети Интернет, общей тенденцией для архивов стало увеличение количества непрофильных запросов. Особенно актуально это для ЦГАЛС СПб, который исполняет 83,5 % всех поступающих в архивы социально-правовых запросов. Информирование заявителей о вынужденном продлении сроков подготовки архивных справок по заявлениям граждан снимает в некоторой степени остроту проблемы, однако, не решает вопрос кардинально. Постоянный контроль сроков и качества исполнения запросов должен стать основной задачей руководителей архивных учреждений и Архивного комитета.

В 2012 году были увеличены на 35% по сравнению с 2011 годом объемы рассекречивания документов на Межведомственной экспертной комиссии по рассекречиванию документов при Губернаторе Санкт‑Петербурга: полностью рассекречено и передано на общее хранение 4 тысячи 800 дел. Но темпы рассекречивания отстают от потребностей исследователей, заинтересованных в архивной информации, что вызвано несовершенством существующей на сегодняшний день системы рассекречивания архивных документов, установленной федеральным законодательством, и носящей чрезмерно трудоёмкий и неоперативный характер.

Отсутствие научно-исследовательских отделов в архивах, конечно, сказывается на уровне публикаторской деятельности, тем не менее усилиями сотрудников, в основном ЦГА СПб, ЦГИА СПб и ЦГАКФФД СПб, готовятся публикации статей и подборок документов в периодических изданиях. ЦГАКФФД СПб, кроме того, принял участие в нескольких издательских проектах как соисполнитель. Так что, нам есть с кого брать пример и директорам архивов стоит при планировании выделять больше времени на подготовку научных публикаций, статей, а Архивному комитету оказывать помощь в издании подготовленных материалов. На протяжении этого года будет реализовываться проект «Первый в Петербурге», в рамках которого запланирована публикация научно-популярных очерков по истории города в газете «Петербургский дневник».

 В отношении подготовки и издания сборников документов ЦГА СПб и ЦГАИПД СПб, работа над которыми в 2012 году не была завершена, а также для развитии этого направления в целом архивным учреждениям необходимо проанализировать свои возможности и потребности исторической науки и общества и внести дополнения и изменения в Перспективный план подготовки документальных публикаций и архивных справочников государственными архивами Санкт‑Петербурга на 2011-2015 годы.

В 2012 году специалисты всех без исключения подведомственных Комитету учреждений и сотрудники Комитета в том числе были задействованы в подготовке исторических очерков о своих учреждениях к юбилейному изданию, посвященному 90-летию архивной службы Санкт‑Петербурга. Получилась очень хорошая, нужная и первая полная книга об истории нашей службы. Здесь я особенно хочу поблагодарить Черепенину Н.Ю., сотрудника ЦГА СПб, подготовившую основной очерк, и издательскую фирму «Лики России», пошедшую нам на встречу и осуществившую наше издание.

Выставочная деятельность остается одним из самых востребованных видов работ по использованию и популяризации архивных документов.

Всего за год документы Архивного фонда Санкт‑Петербурга экспонировались на 27 выставках. В текущем году планируется дальнейшее расширение выставочной деятельности наших архивов. Для увеличения выставочных площадей было принято решение об оснащении выставочным оборудовании холла архивного центра на Таврической, 39 для экспонирования образов архивных документов. Архивы Санкт‑Петербурга в 2013 году будут сотрудничать с федеральными архивами и музеями города. Для активизации участия архивов в городских выставках были налажены связи с Комитетом по культуре, который взял на себя функции посредника в общении архивов и музеев Санкт‑Петербурга. В 2013 году необходимо расширить выставочную деятельность на портале «Архивы Санкт‑Петербурга»: размещение тематических подборок архивных документов в сети Интернет окажет значительную помощь историкам из разных регионов нашей страны, предоставляя им возможность не тратить время и денежные средства на поездки в Санкт‑Петербург.

Стоит отметить, что информационное наполнение портала «Архивы Санкт‑Петербурга» играет важную роль в условиях стремительной информатизации общества. Портал функционирует менее года, но его уже посетили более 30 тысяч человек. Пользователи заходили на портал с территории не только России, но и 59 иностранных государств. Наибольшее количество посещений зарегистрировано из России, Украины, Германии и США. Таким образом, портал имеет международное значение, поэтому требует особого внимания к себе. Чем больше интересной и полезной информации посетители найдут на портале, тем удобнее им будет работать с Архивным фондом Санкт‑Петербурга. На данный момент на портале можно ознакомиться с перечнями фондов, находящимися на хранении в архивах, работать со многими описями ЦГИА СПб и ЦГА СПб, созданными в форме баз данных, описи других архивов пока представлены в виде сканированных образов, списки новых поступлений и рассекреченных документов. В 2013 году планируется дальнейшая модернизация существующих модулей и информационное наполнение портала.

Также хочу сказать несколько слов о нашей деятельности по развитию и налаживанию межрегиональных и международных связей. Традиционно осуществлялись контакты с коллегами из архивных учреждений Северо-Западного федерального округа как в ходе подготовки и проведения заседания Научно-методического совета архивных учреждений округа, так и на иных совместных мероприятиях. Тесные научные связи налажены с архивистами Москвы, Республики Башкортостан. В настоящее время готовятся к подписанию Соглашение Архивного комитета и договоров ЦГА СПб, ЦГИА СПб с Центром промышленной истории Стокгольма о сотрудничестве. В этом году, в мае архивная служба Санкт‑Петербурга готовится принять Научно-методический совет архивных учреждений Северо-Западного федерального округа, это ответственное мероприятие и в его организации и проведении должны принять участие все архивы.

В настоящее время все мы заинтересованы в том, чтобы деятельность архивов с одной стороны была как можно более открытой, более понятной для жителей нашего города, с другой стороны, чтобы архивисты могли понимать, что ждет от них общество и оперативно откликаться на эти нужды. И поэтому Архивный комитет выходит с инициативой создания Общественного совета из представителей науки, культуры, преподавателей учебных заведений, любителей истории и людей, неравнодушных к архивному делу. Мы надеемся, что этот орган поможет нам увидеть проблемы, осмыслить их и найти пути решения.

И в завершение своего выступления хочу сказать слова благодарности архивистам, без ежедневной кропотливой работы которых никакие достижения были бы невозможны. Кроме того, позвольте поздравить всех с нашим предстоящим профессиональным праздником – Днем архивов, который мы отметим 10 марта.