Доклад С.А.Соколова на расширенном заседании Коллегии Архивного комитета Санкт‑Петербурга по вопросу: «Об основных итогах деятельности Архивного комитета Санкт‑Петербурга и подведомственных ему учреждений в 2015 году и перспективах развития отрасли в 2016 году» 19 февраля 2016 года

Уважаемые коллеги! Уважаемые гости!

Традиционно в начале года мы собираемся для подведения итогов проделанной работы в истекшем году и информирования о планах развития архивной отрасли в году наступившем.

Как вы понимаете, сфера деятельности архивных учреждений достаточно специфическая и, на поверхностный взгляд, весьма узкая, но, тем не менее, она затрагивает интересы большого круга лиц – в первую очередь – пользователей архивных документов, а также, организаций – источников комплектования архивов, поэтому мы пригласили на наше заседание представителей органов исполнительной власти города, организаций - источников комплектования архивов, общественных организаций, коммерческих архивов, с которыми мы сотрудничаем, активных исследователей, работающих в читальных залах архивов. Мы искренне рады всех вас приветствовать сегодня в этом зале.

Накануне сегодняшнего заседания во всех учреждениях, подведомственных Комитету, прошли отчетные собрания с участием руководителей Комитета. На них подведены итоги работы за прошлый год, определены задачи развития каждого учреждения на 2016 год. Поэтому сегодня обсудим наиболее важные аспекты развития отрасли в целом.

 На 1 января 2016 года государственные архивы города обеспечивают сохранность свыше одиннадцати миллионов ста тысяч единиц хранения, в том числе шестисот семидесяти трех тысяч аудиовизуальных документов.

Важнейшим условием создания оптимальных условий хранения документов является дальнейшее развитие материально-технической базы Комитета и подведомственных ему учреждений.

Пожалуй, главным событием года для нас стало завершение капитального ремонта и ввод в эксплуатацию здания на Тамбовской ул., д.17.

С нашей стороны все сделано для подготовки здания к приему архивных документов, однако нерешенной остается проблема подключения этого здания к источнику постоянного электроснабжения по второй категории надежности, обеспечивающей бесперебойную работу инженерных систем и оборудования объекта. «Ленэнерго» выполнило лишь первый этап договора по присоединению, запитав здание по третьей категории. Работы продолжаются и в соответствии с подписанным между «Ленэнерго» и Комитетом дополнительным соглашением должны быть завершены к концу марта этого года. После завершения работ мы планируем до первого июля переместить архивные фонды и имущество архива научно-технической документации, а освобождающееся здание бывшей Церкви Благовещения Пресвятой Богородицы подворья Старо-Афонского Свято-Андреевского мужского скита на 5-ой Советской ул., д.31-33 к этому же сроку подготовить к передаче Санкт‑Петербургской епархии Русской православной церкви.

Одновременно нами проводились работы по подготовке высвободившихся зданий на Варфоломеевской ул., д.15 и 15а к приему архивных документов, длительное время находящихся на временном хранении в различных ведомствах города и федеральных государственных учреждениях, являющихся источниками комплектования городских архивных учреждений.

В здании на Варфоломеевской ул., д.15 обновлены комплексные системы безопасности, смонтирована современная система автоматического газового пожаротушения и это здание полностью подготовлено к приему документов. В здании на Варфоломеевской ул., д.15а выполнен косметический ремонт офисной части здания и одного из пяти этажей архивохранилищ. Работу по его подготовке к приему архивных документов необходимо продолжить и в этом году. На завершение работ дополнительно потребуется не менее двенадцати миллионов рублей, к сожалению, данными средствами Комитет и Центральный государственный архив, в чьем оперативном управлении находится здание, в настоящее время не располагают.

В 2015 году для текущего содержания зданий и помещений выполнялись все регламентные работы, необходимые для надежной эксплуатации инженерных систем и оборудования. Кроме того, нам удалось в течение года в помещениях, выделенных под лабораторию архива кинофотофонодокументов на Таврической ул., д.39, осуществить косметический ремонт, заменить оконные блоки, смонтировать систему водоснабжения. В здании ЦГИА на пер. Пирогова, д.5 выполнили работы по замене напольного покрытия, заменили часть деревянных стеллажей на металлические.

В рамках финансирования, выделяемого Комитету по информатизации и связи на осуществление централизованных закупок для нашего Комитета и учреждений, было приобретено 62 единицы техники, в основном это периферийные устройства: принтеры, источники бесперебойного питания и многофункциональные устройства.

Понимая важность задачи по эффективному и экономному использованию энергоресурсов, нами реализованы мероприятия, позволившие снизить в 2015 году потребление электроэнергии на два процента и тепловой энергии более чем на семь процентов

Выполнение задач по надежной работе инженерных систем и оборудования в текущем году, как и прежде, должно находиться в центре нашего внимания. Кроме того нам необходимо будет сосредоточить усилия на ликвидации выявленных в процессе эксплуатации здания на ул. Антонова-Овсеенко, недостатков, допущенных при строительстве. В решении этих вопросов надеемся на поддержку Комитета по строительству.

В помещениях архива кинофотодокументов планируется проведение работ по созданию системы вентиляции и кондиционирования фотолаборатории, необходимо будет продолжить работы по косметическому ремонту  в архивохранилищах исторического архива на Псковской ул., д.18 с заменой напольного покрытия на гомогенное и деревянных стеллажей на металлические. Надеемся, что Комитет по информатизации и связи, здесь же, выполнит работы по дооснащению помещений архива системой автоматического газового пожаротушения.

Приоритетным направлением своей деятельности считаем автоматизацию архивной и управленческой деятельности и информатизацию отрасли. В этой связи в 2015 году: реализована возможность доступа к образам отсканированных метрических книг на платной основе через портал «Архивы Санкт‑Петербурга»; создан и размещен в сети Интернет сайт «Блокада Ленинграда. Эвакуация» по поиску сведений о гражданах, эвакуированных в период блокады Ленинграда; подготовлено девять интернет-проектов, обеспечен доступ директоров подведомственных учреждений в Единую систему электронного документооборота.

В 2016 году планируется обеспечение технической возможности предоставления платного доступа через интернет к отсканированным архивным документам архива кинофотодокументов. В дальнейшем мы надеемся, что документы других архивов также будут представлены на портале «Архивы Санкт‑Петербурга», в этих целях в планы по сканированию мы включаем наиболее востребованные пользователями читальных залов документы.

Понимая значимость портала «Архивы Санкт‑Петербурга», в 2015 году нами проведена работа по изменению дизайна портала. Это осуществлялось для того, чтобы сделать его более удобным и интересным не только для профессиональных исследователей, но и для широкой аудитории. Его возможности стали более доступными. Сегодня мы хотим, пользуясь случаем, отрыть обновленный портал «Архивы Санкт‑Петербурга».

Возвращаясь к отчету, замечу, что многие мероприятия, о которых речь пойдет ниже, также находят свое отражение на портале. Важнейшей задачей обеспечения открытости информации, содержащейся в архивных документах, мы видим в активном использовании всех форматов выставочной деятельности. Количество подготовленных выставок, организованных Комитетом совместно с иными органами исполнительной власти, учреждениями культуры и выполненных архивными учреждениями самостоятельно в истекшем году достигло шестидесяти пяти, в то время как в 2014 году их было пятьдесят. Сюжеты о наиболее значимых и интересных выставочных проектах вы смогли увидеть в ранее представленном видеоряде.

В течение 2016 года мы планируем реализовать двадцать два общеархивных выставочных проекта, в том числе посвященных: истории образования в Санкт‑Петербурге в XVIII - XX веках, истории кинематографии в Санкт‑Петербурге – Ленинграде в 20 - 21веках, двухсотпятидесятилетию со дня основания Гатчинского дворца, взаимоотношениям Санкт‑Петербурга и Греции в рамках проведения года Греции в России и другие. Архивами самостоятельно будет подготовлено 12 выставок.

В истекшем году значительно активизировалась деятельность Комитета и учреждений в сфере межрегионального и международного сотрудничества.

Были подписаны соглашения о сотрудничестве: между Комитетом и Государственной архивной службой Республики Крым, между Комитетом и Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.

В рамках реализации ранее подписанных соглашений о сотрудничестве, в том числе с Архивом города Будапешта, состоялся обмен специалистами. Как в нашем городе, так и в Будапеште были организованы мероприятия по обмену опытом архивной работы. В Государственной академической капелле Санкт‑Петербурга в рамках IV Петербургского международного культурного форума состоялось открытие выставки «Мосты Будапешта» - совместного проекта Комитета и Архива города Будапешта. На открытии присутствовали члены официальной делегации города Будапешта во главе с мэром венгерской столицы и генеральный консул Венгрии в Санкт‑Петербурге. В марте текущего года, в рамках официального визита Губернатора Санкт‑Петербурга и делегации нашего города в Будапешт, в столице Венгрии будет представлена выставка «Мосты Санкт‑Петербурга», подготовленная нами.

В 2015 году Санкт‑Петербург посетила делегация специалистов Главного архивного управления провинции Шаньдун (Китайская Народная Республика), коллеги ознакомились с организацией работы Центрального государственного архива и с опытом проведения реставрации, микрофильмирования и сканирования документов в Лаборатории обеспечения сохранности документов.

Продолжилась работа по подготовке мультимедийных проектов в связи с обращениями Комитета по внешним связям Санкт‑Петербурга. Проекты представляют собой электронные выставки документов на тему взаимодействия нашего города с зарубежными странами. Они были приурочены к официальным визитам Губернатора Санкт‑Петербурга за рубеж.

Одним из новых направлений деятельности Комитета стало проведение видеоконференций с представителями архивной отрасли из других регионов Российской Федерации в рамках реализации Соглашений о сотрудничестве. Я не стану подробно рассказывать о содержании проведенных видеоконференций, видеосюжеты о них вам также уже были представлены. Скажу лишь, что положительный опыт проведения конференций и семинаров в режиме видеосвязи доказал актуальность такого вида встреч и мы планируем его в дальнейшем значительно расширять.

Новаторством для архивных учреждений стало их участие в городской акции «Ночь музеев - 2015». 16 мая впервые жители Санкт‑Петербурга и гости нашего города, всего более девятисот человек посетили новое здание Центрального государственного архива на ул. Антонова-Овсеенко, д.1. Более трехсот человек в ходе этой акции обратились за консультациями по вопросам поиска информации о своих предках по метрическим книгам. Опыт проведения «ночи музеев» оказался удачным и в этом году уже шесть государственных архивов, подведомственных Комитету, примут участие в Ночи музеев – 2016. Акция пройдет под тематикой «Самые первые». Мы расскажем о первых музеях нашего города, об освоении Арктики, о начале мотодвижения в Санкт‑Петербурге. Мы приглашаем всех принять участие в этом празднике.

Одним из основных направлений использования архивных документов является предоставление документов или содержащейся в них информации по требованию граждан.

В рамках празднования 70-летия Победы советского народа в Великой Отечественной войне 1941 – 1945 годов на приеме в Комитете ветеранов войны и жителей блокадного Ленинграда, была запущена база данных «Блокада Ленинграда. Эвакуация», содержащая информацию о гражданах, эвакуированных из блокадного Ленинграда в 1941-1943 годах. Она размещена на портале «Архивы Санкт‑Петербурга». Наибольшей всплеск активного посещения данной базы стали 8 и 9 мая – около пяти тысяч человек воспользовались доступом для поиска информации о себе или своих родственниках. Средняя посещаемость ресурса составляет полторы тысячи пользователей в месяц. Над этим проектом в течение полутора лет трудились наш Комитет, администрации районов города, Комитеты по образованию и здравоохранению, информационно-аналитический центр и Центральный государственный архив. В настоящее время в базу данных внесены сведения о более чем восьмиста двух тысячах персоналиях. Работу по поиску информации и внесению ее в базу данных мы будем продолжать. Пользуясь случаем, я хочу поблагодарить специалистов информационно-аналитического центра, помогающих нам в реализации многих проектов, связанных с информатизацией отрасли, за профессионализм и отзывчивость. Команда ИАЦ за время работы с нашими учреждениями стала настоящими архивистами.

Очень важным в работе Комитета и учреждений, является исполнение запросов граждан и организаций. Этот показатель остается традиционно высоким и ежегодно увеличивается. Динамику роста можно увидеть на представленных диаграммах. За 2015 год государственные архивы исполнили почти сорок семь тысяч запросов, из них наибольшее количество, более тридцати восьми тысяч, связаны с обеспечением пенсионных прав граждан. Вместе с тем, наблюдается тенденция к увеличению объема запросов тематического характера. Сохраняется большое количество поступающих генеалогических запросов.

Все чаще граждане используют возможность подачи запросов по электронной почте и через портал «Архивы Санкт‑Петербурга», из общего числа таким способом подано более двенадцати тысяч запросов.

Другим значимым направлением использования документов является организация работы читальных залов, где в истекшем году обеспечена работа более чем двум тысячам восьмистам исследователям, что на семнадцать процентов больше по сравнению с 2014 годом. Существенно, на семьдесят восемь процентов, увеличилось количество посетителей читального зала Центрального государственного архива, которые получили возможность работать без предварительной записи, как это было в старом здании архива. Наиболее востребованным остается читальный зал исторического архива. Предоставление услуги платного доступа к просмотру оцифрованных образов дел ЦГИА лишь отчасти сняло проблему загруженности читального зала, к сожалению, очередность для пользователей при его посещении еще сохраняется.

Подготовка архивных сборников и публикация архивных документов в средствах массовой информации также способствует расширению доступа пользователей к архивным документам.

Учитывая положительный опыт 2014 года по подготовке и размещению на нашем портале интернет-издания «Ленинград в осаде», аналогичным образом было оформлено очередное интернет-издание «От войны к миру. Ленинград 1944 – 1945 гг.», созданное на основе одноименного сборника 2014 года издания, но значительно дополненное и расширенное, в том числе за счет публикации фотодокументов.

Использование архивных документов было бы невозможно без проведения традиционных работ по формированию Архивного фонда Санкт‑Петербурга, по обеспечению его сохранности и созданию научно-справочного аппарата к документам.

Архивные учреждения проводят большую работу по научному описанию документов, переработке описей, созданию электронных баз данных.

В качестве примеров наиболее важных достижений следует привести завершение работ по описанию документов трех коллекций учетных партийных и комсомольских документов за период 1917-1926 гг., хранящихся в архиве историко-политических документов, что позволило ввести в научный оборот уникальные источники биографического характера, которые проходят оцифровку и активно используются в читальном зале архива. В архиве научно-технической документации закончены работы по комплексу документов Ленинградского филиала института по проектированию театрально-зрелищных предприятий «Гипротеатр», поступившие в 1990-е годы в архив в неупорядоченном состоянии. Сохранены темпы описания фондов личного происхождения в архиве литературы и искусства, фото- и фонодокументов в ЦГАКФФД, нотариальных документов в архиве по личному составу.

В целях расширения доступа к информации осуществлялась работа по подготовке документов к рассекречиванию на Межведомственной экспертной комиссии при Губернаторе Санкт‑Петербурга: Полностью рассекречено и передано на общее хранение свыше четырех тысяч четырехсот дел.

Далее остановлюсь коротко на итогах традиционных работ архивов в сфере обеспечения сохранности и организации государственного учета архивных документов. Объемные показатели этой работы вы видите на экране в таблице. Основной комплекс работ по реставрации документов на бумажной основе осуществлялся силами нашей Лаборатории обеспечения сохранности документов, в небольшом объеме реставрация проведена в лаборатории наших коллег из Российского государственного исторического архива. Реставрация фотодокументов была выполнена в лаборатории архива кинофотофонодокументов. В процессе комплексного обследования архивных документов, поступающих на реставрацию, проводилась их дезинфекция. Осуществлялись и другие консервационные мероприятия: переплет дел, перевод фотодокументов на негорючую основу.

По результатам этих работ улучшено физическое состояние шестнадцати тысяч ста двадцати дел, из которых около двенадцати тысяч - фотодокументы.

На сегодня четыреста шестьдесят тысяч документов на бумажной основе и семьдесят восемь тысяч фотодокументов ждут реставрации, что конечно же несоизмеримо выше возможностей Лаборатории обеспечения сохранности документов и лаборатории ЦГАКФФД. Нам необходимо искать дополнительные возможности для обеспечения сохранения документов.

Создание страхового фонда и фонда пользования на особо ценные документы остается одним из важных направлений работы по обеспечению сохранности документов. По состоянию на 1 января 2016 года в наших государственных архивах количество дел, скопированных для страхового фонда, составило более трех сот тридцати двух тысяч дел или восемьдесят два с половиной процента от общего количества единиц хранения, подлежащих страховому копированию выявленных и учтенных особо ценных документов на различных носителях.

Понимая, что наиболее эффективным способом создания фонда пользования является создание электронных копий подлинных, наиболее востребованных архивных документов, как архивами, так и сторонними организациями в рамках развития государственной информационной системы продолжались работы по сканированию документов. Специалисты информационно-аналитического центра провели сканирование более двух тысяч семисот единиц хранения, сотрудники архивов самостоятельно оцифровали около трех с половиной тысяч единиц хранения, из них три тысячи единиц хранения аудиовизуальных документов. Сотрудники Центрального государственного архива самостоятельно освоили сканирование микрофотопленки на оборудовании, принадлежащем архиву, в том числе редактирование кадров и прикрепление сканированных образов в государственной информационной системе.

Создание электронного фонда пользования, позволяющего исключить выдачу подлинных документов, необходимо продолжать, и темпы этой работы наращивать.

В отличие от обеспечения сохранности документов, являющегося в основном внутриархивным направлением, работа по формированию Архивного фонда Санкт‑Петербурга во многом зависит от организации взаимодействия с органами государственной и муниципальной власти, учреждениями – источниками комплектования государственных архивов города.

Хотелось бы отметить, что за последнее время в целом улучшилась работа организаций-источников комплектования по упорядочению своих документов и их подготовке к передаче на государственное хранение.

За отчетный период удалось оптимизировать списки организаций - источников комплектования; продолжить заключение соглашений об отношениях и сотрудничестве, сроках и условиях депозитарного хранения архивных документов с федеральными организациями; обеспечить работу по приему на хранение и упорядочению силами архивистов бесхозяйных документов по личному составу.

Более чем на пятьдесят процентов увеличился объем приема архивных документов на государственное хранение. Всего было принято более ста шестидесяти с половиной тысяч единиц хранения, Распределение по видам принятой документации вы можете увидеть на представленной диаграмме.

Основной объем принятых документов был осуществлен в Центральный государственный архив, благодаря вводу в эксплуатацию дополнительных площадей архивохранилищ нового здания.

В архиве научно-технической документации была принята на государственное хранение управленческая, проектная, конструкторская документация, научно-исследовательские разработки государственного предприятия «Конструкторско-технологическое бюро», акционерных обществ «Санкт‑Петербургский завод точных электромеханических приборов», «Центральное морское конструкторское бюро «АЛМАЗ», «Российский институт радионавигации и времени» и других.

В архиве литературы и искусства были приняты на государственное хранение документы шести организаций и четырнадцати новых фондов личного происхождения, в их числе документы кинорежиссера Сокурова А.Н.; балетмейстера Фенстера Б.А.; Управления министерства культуры Российской Федерации по Северо-Западному федеральному округу; Государственного драматического театра «Приют комедианта», Государственной академической капеллы Санкт‑Петербурга.

Значительное внимание уделялось обеспечению сохранности документов

по личному составу ликвидированных и фактически прекративших свою деятельность организаций. В истекшем году совместными усилиями архива по личному составу и Лаборатории обеспечения сохранности документов проведена научно-техническая обработка и осуществлен прием бесхозяйных документов Пушкинской автобазы, «Спецтранс», государственного проектного института «Промстройпроект» и других.

В ходе проведенных проверок организаций в соответствии с согласованным с Прокуратурой Санкт‑Петербурга планом вновь были установлены факты утраты документов постоянного хранения и по личному составу в организациях - источниках комплектования архивов и иных организациях, находящихся в стадии банкротства. Основными причинами утраты документов являлись нарушение нормативных условий хранения документов, отсутствие ответственных за состояние архивной работы или их частая смена, переезды в новые помещения, ремонт архивохранилищ, причины техногенного характера: пожары, аварии, связанные с отоплением. При выявлении фактов утраты осуществлялись мероприятия по организации дополнительного их розыска, проводились служебные расследования и применялись методы привлечения к административной ответственности. Архивным учреждениям следует усилить контроль за сохранностью документов в ведомственных, особенно проблемных, архивах, своевременно информировать Комитет о выявленных фактах нарушения условий хранения документов в таких организациях.

В целях обеспечения сохранности домовых книг Петрограда – Ленинграда периода 20-х–70-х годов прошлого столетия и формирования единого информационного ресурса на основе содержащихся в них сведений в интересах пользователей Комитетом инициирована работа по организации их приема на государственное хранение в Центральный государственный архив в архивохранилища на Варфоломеевской улице. Специалистами Комитета, архива и Лаборатории обеспечения сохранности документов уже начато обследование состава и состояния хранения домовых книг в подразделениях жилищных агентств районов Санкт‑Петербурга. Принято решение о том, что научно-техническую обработку и подготовку к передаче будут осуществлять сотрудники Лаборатории обеспечения сохранности документов, но в связи с большим объемом документов, около ста тысяч дел, мы надеемся и на оказание помощи в проведении этой работы со стороны районных администраций.

Уважаемые коллеги, основой выработки взвешенных, обоснованных управленческих решений является деятельность коллегиальных органов. В Комитете это прежде всего деятельность Коллегии и Центральной экспертно-проверочной, методической комиссии. В отчетном году на заседаниях Коллегии Комитета обсуждались вопросы, находящиеся на особом контроле Комитета. По каждому из них принимались конкретные решения и осуществлялся систематический контроль их выполнения.

Вопросы формирования Архивного фонда Санкт‑Петербурга, обеспечения сохранности документов и их использования ежемесячно рассматривались на заседаниях Центральной экспертно-проверочной и методической комиссии Комитета.

Для того чтобы иметь возможность увидеть себя со стороны, правильнее понять возрастающие запросы в получении информации от общества, при Комитете организована деятельность Общественного совета. В 2015 году состоялось два его заседания, где были обсуждены проекты Комитета по развитию: информационного потенциала архивной службы: - перспективы оцифровки архивных документов и размещения электронных ресурсов архивов в сети Интернет; об опыте и перспективах взаимодействия Комитета с учреждениями культуры, искусства и образования. Работа с Общественным советом будет продолжена и в текущем году, нам важно получать информацию об оценке нашей работы представителями общественности.

Выполнение архивными учреждениями, а по большинству показателей перевыполнение плановых заданий, стало возможным за счет эффективной организации труда, предусмотренной мероприятиями «Дорожной карты», что повлияло на уровень заработной платы архивистов. В результате удалось достичь средней заработной платы по учреждениям в сорок тысяч триста рублей, это почти девяносто три процента к уровню средней заработной платы в Санкт‑Петербурге.

Высокий профессионализм архивистов, их преданность избранному делу служат залогом нашей успешной работы в будущем. Позвольте в заключение выразить уверенность, что относительно небольшой, но сплоченный коллектив архивистов Санкт‑Петербурга сделает все возможное, чтобы сохранить имеющиеся документальные источники и добиться дальнейшего совершенствования своей деятельности.

В преддверии нашего профессионального праздника – Дня архивов, который мы отметим 10 марта, позвольте всех вас поздравить с этим замечательным событием, пожелать вам творческих успехов, счастья, добра и благополучия вашим семьям.